Mode envoi lettre démission syndic bénévole et convocation nouvelle ag

Sujet initié par lucien04, il y a 1 jour - 224 vues

Cher monsieur,

Votre situation, bien que simplifiée par le fait qu'il n'y ait que deux copropriétaires, doit respecter les règles de base du droit de la copropriété pour être inattaquable.

Il convient de distinguer plusieurs points dans votre demande.

1. Type d'Assemblée Générale à convoquer

Lorsque le syndic démissionne en cours de mandat, il s'agit d'un événement extraordinaire. L'ordre du jour principal n'est pas routinier.

Vous devez donc convoquer une Assemblée Générale Extraordinaire (AGE).

L'ordre du jour de cette AGE devra inclure au minimum :

"Prise d'acte de la démission du syndic bénévole [Votre Nom]".

"Désignation d'un nouveau syndic [préciser si c'est un syndic bénévole ou professionnel, et le nom proposé si vous en avez un]".

Vous pouvez également en profiter pour régler d'autres points urgents si nécessaire.

2. Méthodes d'envoi de la lettre de démission et de la convocation à l'AG

C'est le point crucial, et la loi est assez précise pour garantir la preuve de la notification.

Selon l'article 9 du Décret du 17 mars 1967, qui régit la copropriété :

La Lettre Recommandée avec Accusé de Réception (LRAR) :

C'est la méthode légale de principe et la plus sécurisée. Elle fait foi de la date d'envoi et de réception.

Recommandée pour : Votre lettre de démission (pour que sa date de prise d'effet soit incontestable) et surtout la convocation à l'Assemblée Générale.

Avantage : En cas de litige, vous avez la preuve que l'autre copropriétaire (votre sœur) a bien été informée dans les délais légaux.

La Remise en main propre contre émargement ou récépissé :

Cette méthode est valable si elle est explicitement prévue par le règlement de copropriété de votre immeuble.

Si c'est le cas et que vous avez de bonnes relations avec votre sœur, c'est une méthode pratique. Vous lui remettez le document (lettre de démission ou convocation) et elle signe une copie mentionnant "Reçu le [date] - [signature]".

Avantage : Économie de frais de LRAR et immédiateté.

Inconvénient : Nécessite le déplacement et l'accord de l'autre personne, et n'est pas toujours prévue au règlement de copropriété. Si le règlement ne le prévoit pas, la convocation pourrait être contestée.

Le Courrier électronique avec accusé de réception (Mail avec AR) :

Cette méthode est valable UNIQUEMENT si le copropriétaire a donné son accord exprès et écrit au syndic pour recevoir les convocations par ce biais. Cet accord doit avoir été enregistré par le syndic et doit préciser l'adresse e-mail à utiliser.

Si votre sœur n'a pas donné cet accord formel (très courant dans les petites copropriétés), l'envoi par mail avec AR n'aura aucune valeur légale pour la convocation d'AG.

Avantage : Rapidité.

Inconvénient : Risque d'irrégularité si l'accord préalable n'est pas formellement établi.

Recommandation sur la méthode à choisir :

Compte tenu de ces éléments, et même si vous êtes une petite copropriété familiale, je vous conseille fortement la méthode suivante pour garantir la validité juridique de vos démarches :

Pour votre lettre de démission :

Envoyez-la à votre sœur (en tant qu'autre copropriétaire) par Lettre Recommandée avec Accusé de Réception (LRAR).

Dans cette lettre, précisez la date de votre démission et indiquez que vous allez convoquer une Assemblée Générale Extraordinaire pour élire un nouveau syndic. Donnez un préavis raisonnable (par exemple, 1 à 3 mois) pour permettre la transition.

Pour la convocation à l'Assemblée Générale Extraordinaire (AGE) :

Envoyez-la également par Lettre Recommandée avec Accusé de Réception (LRAR) à votre sœur.

Respectez le délai légal : La convocation doit être envoyée au moins 21 jours (sauf délai plus long prévu au règlement de copropriété) avant la date de l'AG.

Joignez à la convocation toutes les pièces nécessaires à l'information de votre sœur (projet de résolution pour l'élection du nouveau syndic, etc.).

Pourquoi choisir la LRAR ?
C'est la seule méthode qui vous protège entièrement en cas de désaccord ultérieur ou de contestation de la validité de l'AG. Même entre frères et sœurs, des litiges peuvent survenir, et la LRAR est une preuve irréfutable de notification.

En résumé : Privilégiez la Lettre Recommandée avec Accusé de Réception (LRAR) pour l'ensemble de vos communications formelles (démission et convocation d'AG). C'est la solution la plus sûre juridiquement.

Merci d’indiquer que j’ai répondu à votre question en cliquant sur le bouton vert de ma réponse.

Bonjour,
C'est une LR AR par la Poste.
Merci de cliquer sur le bouton vert.
Cordialement

Bonjour

Dans votre situation de démission en tant que syndic bénévole, il est recommandé de convoquer une assemblée générale extraordinaire. La nomination d’un nouveau syndic constitue une décision essentielle qui ne peut attendre l’assemblée annuelle ordinaire. Cette assemblée extraordinaire permet de traiter uniquement les points urgents à l’ordre du jour, notamment votre départ et la désignation d’un successeur.

Concernant la manière d’envoyer votre démission et la convocation, plusieurs options sont juridiquement valables du moment qu’elles permettent de prouver la réception par le destinataire. La méthode la plus classique et incontestable demeure la lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR). Elle offre une preuve formelle d’envoi et de réception. Vous pouvez également opter pour une remise en mains propres contre récépissé ou signature, à condition de recueillir l’acceptation du destinataire avec une date. En cas d’usage du numérique, une lettre recommandée électronique (LRE) est juridiquement équivalente à la LRAR, à condition que le destinataire ait donné son accord préalable à ce mode de communication. Il existe aussi des prestataires certifiés pour envoyer des courriers électroniques avec accusé de réception, mais attention à respecter les exigences légales pour garantir leur valeur.

Dans votre cas particulier, étant seulement deux copropriétaires (frère et sœur), si vous êtes en bons termes, une remise en mains propres contre signature peut être suffisante et adaptée. Toutefois, si vous souhaitez une trace incontestable, la lettre recommandée avec AR reste la solution la plus sécurisée.

Je me tiens à votre disposition pour vous conseiller et vous assister
Merci d’indiquer la question comme résolue en cliquant sur le BOUTON VERT