En déplacement à l'international, je ne reçois pas odj et pv ag

Sujet initié par Philippe de Paris, il y a 2 jours - 620 vues

Voici un brouillon de LRAR que je m'apprête a envoyer au syndic et president du conseil syndical.
Vos commentaires sont les bienvenue
Bonjour,

Objet : demande envoi convocation d'AG, ordre du jour, PV d'assemblée par courrier électronique
(Lettre envoyée en recommandé avec accusé de réception)

Vous n’avez pas donné suite aux précédents mèls du 2 juin et du 11 juillet sur ce sujet.
Dans le mèl du 11 juillet, je mentionné déjà des conseils d’avocats qui m’avaient fait découvrir des solutions à ma problématique que propose la loi.
J’ai pris le temps d’analyser la problématique et je me suis rendu compte que depuis l’année dernière vous m’avez caché l’existence de multiples solutions que met à disposition la loi afin que soit envoyé à tous les copropriétaires les ordres du jour, les procès-verbaux d’AG quelle que soit leur situation. Vous n’effectuez pas votre travail, vous préférez laisser le client dans l’ignorance.

En 2025, j’ai pris connaissance de la date et ordre du jour de l’assemblée générale plusieurs mois après qu’ai eu lieu ce rendez-vous des copropriétaires. A ce jour, je n’ai toujours pas reçu le procès-verbal de l’AG.

De toutes les solutions que proposent la loi, c’est l’envoi par courrier électronique qui répond à ma problématique. Aussi, je vous envoi ce message en lettre recommandé avec Accusé de réception ainsi qu’au président du conseil syndical que j’ai tenu informé depuis l’année dernière de ce dysfonctionnement.

Lorsque je serai de passage en France, je le diffuserai également à tous les copropriétaires avec une note d’introduction afin de les informer de votre attitude, d’alerter la personne qui se permet de réceptionner l’ordre du jour de l’AG en mon nom et des conséquences éventuelles sur l’annulation des décisions de l’AG si je continue à ne pas pouvoir recevoir les documents à temps.

Je soussigné XXX XXXX , copropriétaire de l’appartement sis au 3ème étage xxx xxxx au sein de la résidence « XXXXX » demande par la présente que tous les documents relatifs à la copropriété (convocation d'AG, ordre du jour, PV d'assemblée) me soient systématiquement adressés par courrier électronique à l'adresse mèl: XXXX

Conformément à l'article 8-1 du décret n°2015-342 modifié, cette demande vaut consentement exprès à la dématérialisation des communications. Je confirme la validité permanente de cette adresse électronique jusqu'à nouvel ordre.

Une boîte mail dédiée à la copropriété depuis près de 20 ans qui figure dans mon profil sur votre site internet (Adresse email : XXXXXX) et que vous avez déjà utilisé.

La loi Élan (art. 199 de la loi n°2018-1021) encourage la dématérialisation
Le décret n°2020-396 permet l'envoi électronique avec simple consentement
Aucun frais supplémentaire n'est nécessaire

Conseil avocat :
« Proposer de payer pour cet envoi complémentaire peut être une bonne idée pour le convaincre, mais ce n'est pas nécessaire. C'est une démarche de bonne foi de votre part, mais la loi et la plupart des règlements de copropriété ne l'exigent pas. Un syndic consciencieux devrait l'accepter sans frais supplémentaires. »

Je suis prêt à participer aux frais d’envoi dématérialisés selon les tarifs en vigueur qui sont pratiqués dans la profession.

Conseil avocat :
« Contestation des décisions de l'AG :
Si vous n'obtenez pas les documents à temps, vous pouvez faire une action en justice. Les décisions d'une assemblée générale sont annulables si la convocation n'a pas été régulièrement notifiée. »

Pour régulariser la situation sur l’année 2025, je demande une nouvelle fois que me soit envoyé par mèl le PV d’AG que je n’ai toujours pas reçu. Enfin, je demande au président du conseil syndical d’intervenir auprès de la résidence afin que soit mis fin à ce que l’ordre du jour qui m’est envoyé en recommandé à mon nom soit réceptionné par une personne qui m’est inconnue, sans mon accord. Cet ordre du jour reste des mois dans la boîte aux lettres sans que je puisse en prendre connaissance et surtout fausse mon profil auprès du syndic qui pense que j’ai reçu l’ordre du jour alors que c’est une autre personne qui l’a réceptionné à ma place. Je demande SVP de la rigueur dans les procédures.

Toute réponse à cet envoi recommandé devra se faire à l’adresse mèl indiqué compte tenu que je ne suis pas en mesure de recevoir les envois recommandés à mon domicile.

Je vous prie d’agréer madame, monsieur mes sincères salutations

Votre brouillon contient tous les éléments nécessaires, notamment les références juridiques. Cependant, pour qu'une lettre recommandée soit réellement efficace, il est important qu'elle soit concise, professionnelle et factuelle.

Une lettre trop longue ou accusatoire pourrait rendre le destinataire moins coopératif. L'objectif est d'obtenir une action de leur part, pas de les mettre sur la défensive.

Voici une version remaniée de votre lettre, qui est plus directe et qui met l'accent sur les faits et les bases juridiques, sans l'aspect personnel.

Modèle de lettre recommandée

Objet : Demande de dématérialisation des envois de documents de copropriété

Madame, Monsieur,

Suite à mes précédents courriers électroniques des 2 juin et 11 juillet, je constate que je n'ai toujours pas reçu les documents relatifs à la copropriété à mon adresse électronique.

Étant copropriétaire de l'appartement sis au [adresse de votre appartement], je souhaite que les documents me soient désormais envoyés de manière dématérialisée, conformément aux dispositions légales en vigueur.

Par la présente, je vous demande que tous les documents de la copropriété (convocation d'AG, ordre du jour, procès-verbaux d'assemblée) me soient systématiquement adressés par courrier électronique à l'adresse suivante : [votre adresse e-mail].

Cette demande constitue un consentement exprès à la dématérialisation, en application de l'article 8-1 du décret du 17 mars 1967 modifié, tel que prévu par la loi Élan. Je vous confirme que cette adresse e-mail est valide et permanente jusqu'à notification contraire de ma part.

De plus, je n'ai toujours pas reçu le procès-verbal de l'assemblée générale de 2025. Je vous demande de bien vouloir me l'envoyer par e-mail dans les plus brefs délais afin que je puisse en prendre connaissance.

Je vous rappelle que, selon la jurisprudence en matière de copropriété, les décisions d'une assemblée générale peuvent être contestées si la convocation n'a pas été régulièrement notifiée à un copropriétaire. Une notification non reçue par le destinataire final peut donc exposer la copropriété à un risque d'annulation.

Je vous remercie de bien vouloir prendre en compte ma demande et de me confirmer la mise à jour de mes coordonnées.

Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.

[Votre Nom et Prénom]
[Votre numéro de lot]

Ce que cette version modifiée apporte :

Professionnalisme et clarté : Elle va droit au but, ce qui est essentiel pour une lettre officielle.

Moins d'agressivité : Elle se concentre sur les faits et les droits, sans accuser personnellement le syndic ou le président du conseil syndical. C'est plus efficace.

Rigueur juridique : Elle utilise le bon vocabulaire ("cette demande vaut consentement exprès") et mentionne les articles de loi pertinents.

Avertissement juridique : Elle maintient l'avertissement concernant les risques d'annulation des décisions, mais le présente comme un rappel de la loi, pas comme une menace personnelle.

Merci d’indiquer que j’ai répondu à votre question en cliquant sur le bouton vert de ma réponse.

Merci pour le conseil, c'est clair et concis.

Nous venons d'apprendre le rachat du cabinet de gestion de l'immeuble par un autre cabinet de même taille. Il est indiqué sur le mèl qu'il faut désormais adresser la correspondance au secrétariat et non à son ex-propriétaire comme nous avions l'habitude de faire.

Je vais donc adresser la LRAR au secrétariat.
Mi septembre, j'ai planifié un déplacement à Paris. J'en profiterai pour distribuer au copropriétaires le courrier ci-dessous.

Lettre aux copropriétairesParis le 23 aout 2025

Bonjour,

Je réside désormais dans plusieurs pays du Nord de l’Europe, ma résidence principale est toujours à Paris mais je suis dans l’impossibilité de réceptionner les envois recommandés.

Cette année j’ai pris connaissance de la date et de l’ordre du jour de l’AG plusieurs semaines après que vous vous soyez retrouvé pour cet évènement annuel. L’ordre du jour envoyé en recommandé à mon nom avait été réceptionné par un résident et placé dans ma boîte aux lettres.

Je n’ai toujours pas reçu le PV de l’AG. Je ne connais pas la composition du conseil syndical et de son président aussi j’adresse ce courrier à l’ensemble des copropriétaires.

J’ai approfondi la problématique avec les experts adéquats. La loi offre une palette de solutions pour ceux qui sont dans l’impossibilité de recevoir un recommandé. Dans mon cas, c’est la dématérialisation des envois de documents de copropriété qui s’applique.

En pièce jointe vous trouverez la lettre recommandée avec AR que j’ai adressé au syndic.

J’ai compris qu’une petite minorité de syndics étaient encore retissant à travailler ainsi de nos jours. Comme vous tous, nous venons d’apprendre le rachat du cabinet de gestion de notre immeuble. Je compte sur vous pour sensibiliser le nouveau syndic à cette problématique.

Bien à vous,