Le bulletin de paie : quelles sont les mentions obligatoires et les mentions interdites

Par Alexia.fr, sous la direction de Benoît ChancerelFondateur d'Alexia | Pionnier de la LegalTech et expert en digitalisation du droit depuis plus de 15 ans. Publié le 29/12/2017 à 15h01

Définition et principe

Le bulletin de paie est un document établi mensuellement (ou selon la périodicité de la paie) et récapitulant un certain nombre d’informations relatives au travail et à la rémunération du salarié et peut être appellé aussi bulletin de salaire ou fiche de paie.

Utilités du bulletin de paie

Ce document permet au salarié de :

Vérifier l'exactitude de la somme versée;
Se constituer une preuve permettant pour le salarié de démontrer qu'il a travaillé avec une certaine qualification à une date précise;
Faire des démarches administratives ( demande de crédits..);

Indications obligatoires

Depuis le 1er janvier 2017 pour les entreprises de plus de 300 salariés, et à compter du 1er janvier 2018 pour les entreprises de moins de 300 salariés, le bulletin de paie remis au salarié doit respecter un nouveau modèle. Il doit obligatoirement indiquer :

Le nom et l'adresse de l'employeur ainsi que, le cas échéant, la désignation de l'établissement dont dépend le salarié ;
Le numéro de la nomenclature d'activité de l'établissement d'emploi (code APE ou NAF) ainsi que, pour les employeurs inscrits au répertoire national des entreprises et des établissements, le numéro d'inscription de l'employeur au répertoire national des entreprises et des établissements (n° Siret) ;
S'il y a lieu, l'intitulé de la convention collective de branche applicable au salarié ou, à défaut, la référence au code du travail pour les dispositions relatives à la durée des congés payés du salarié et à la durée des délais de préavis en cas de cessation de la relation de travail ;
Le nom et l'emploi du salarié ainsi que sa position dans la classification conventionnelle qui lui est applicable (le niveau ou le coefficient hiérarchique qui lui est attribué) ;
La période et le nombre d'heures de travail auxquels se rapporte le salaire en distinguant, s'il y a lieu, les heures payées au taux normal et celles qui comportent une majoration, en mentionnant le ou les taux appliqués aux heures correspondantes ;
- La nature et le volume du forfait auquel se rapporte le salaire des salariés dont la rémunération est déterminée sur la base d'un forfait hebdomadaire ou mensuel en heures, d'un forfait annuel en heures ou en jours ;
- L'indication de la nature de la base de calcul du salaire lorsque, par exception, cette base de calcul n'est pas la durée du travail ;
La nature et le montant des accessoires de salaire soumis aux cotisations salariales et patronales ;
Le montant de la rémunération brute du salarié ;
Le montant, l'assiette et le taux des cotisations et contributions d'origine légale et conventionnelle à la charge de l'employeur et du salarié avant déduction des exonérations et exemptions ;
La nature et le montant des versements et retenues autres (notamment au titre de la prise en charge des frais de transport public ou de frais de transports personnels) ;
Le montant de la somme effectivement reçue par le salarié ;
La date de paiement de cette somme ;
Les dates de congé et le montant de l'indemnité de congés payés, lorsqu'une période de congé annuel est comprise dans la période de paie considérée ;
Le montant total des exonérations et exemptions de cotisations et contributions sociales ;
Le montant total versé par l'employeur (= somme de la rémunération, des cotisations et contributions à la charge de l'employeur, déduction faite des exonérations et exemptions) ;
La mention de la rubrique dédiée au bulletin de paie sur le portail www. service-public. fr;
La mention incitant le salarié à conserver le bulletin de paie sans limitation de durée.

Indications interdites

Il est interdit de faire figurer sur le bulletin de paie :

Une mention relative à l’exercice du droit de grève;
Une mention relative à l’activité de représentation des salariés;

Remise du bulletin de paie

Quand le bulletin de paie doit-il être remis au salarié ?

A l’occasion de chaque versement de rémunération;

Comment bulletin de paie doit-il être remis au salarié ?

Depuis le 1er janvier 2017 la dématérialisation du bulletin de paie est le principe. Le salarié doit faire connaitre à l'employeur son refus pour continuer à recevoir la version papier.

Conservation du bulletin

L'employeur doit conserver les bulletins pendant un délai de 5 ans à compter de leur émission.

Le salarié est soumis à l’obligation de conserver ses bulletins sans limitation de durée.

Contestation

Le salarié peut contester un défaut dans le bulletin de paie pendant 3 ans. Il devra saisir le conseil de prud'hommes

Sanctions

Le non-respect des dispositions légales concernant la délivrance, la forme et le contenu du bulletin de paie est sanctionné de l’amende prévue pour les contraventions de 3e classe, soit 450 euros au plus.

Le non-respect peut être qualifié de délit de travail dissimulé exposant l'employeur à différentes sanctions dont notamment des sanctions pénales, une amende de 45.000 euros et une peine d'emprisonnement de 3 ans, ainsi qu'à des sanctions administratives (la suppression des aides publiques par exemple).