Utilisation de la messagerie professionnelle : quel contrôle de l'employeur?

Par Alexia.fr, sous la direction de Benoît ChancerelFondateur d'Alexia | Pionnier de la LegalTech et expert en digitalisation du droit depuis plus de 15 ans. Publié le 29/12/2017 à 11h38

La plupart des salariés ont accès à un poste de travail informatique. Ils se servent d’Internet au travail, envoient et reçoivent des mails depuis une messagerie professionnelle. Normalement, cet usage doit rester professionnel mais un usage personnel raisonnable est généralement toléré. Quelles sont les limites à ne pas dépasser et comment l’employeur peut s’assurer qu’elles ne sont pas franchies ?

Fixer des limites et les contrôler, c'est possible

Que ce soit pour des raisons de sécurité, d’encombrement du réseau ou encore de productivité, l’employeur peut souhaiter poser des limites à l’utilisation de la messagerie professionnelle à des fins privées. Ce qui le conduira logiquement à vérifier si ces limites ne sont pas dépassées par exemple en mettant en place des outils permettant de mesurer la fréquence, la taille des messages électroniques ou encore à analyser les pièces jointes. Le salarié ne peut pas venir s’y opposer mais encore faut-il que l’employeur ait respecté certains préalables.

Les salariés doivent toujours être informés en cas de contrôle

Pas de panique pour les salariés, l’employeur ne peut pas décider comme cela de contrôler leur messagerie électronique professionnelle. Il lui faut respecter certaines étapes. Avant de mettre en place un dispositif de contrôle, il doit ainsi consulter les représentants du personnel s’il y en a dans l’entreprise. Il faut aussi en informer la CNIL et, bien sûr, les principaux intéressés, c'est-à-dire les salariés. Ces derniers doivent notamment savoir qu’il existe un dispositif de contrôle, quelle est sa finalité et combien de temps les données récupérées par l’employeur sont conservées. S’il y a un archivage des messages électroniques, la durée de conservation doit aussi leur être indiquée.

Le droit pour chaque salarié de protéger ses correspondances privées

Si l’employeur a une possibilité de contrôle, il ne doit pas violer le secret des correspondances privées sous peine de commettre une infraction pénale. Or, il peut y avoir atteinte à ce principe et à la vie privée du salarié si l’employeur prend connaissance de messages personnels. Comment distinguer ce qui est personnel ou professionnel ?
Tout message envoyé ou reçu depuis le poste de travail mis à disposition par l’employeur est présumé avoir un caractère professionnel. L’employeur peut donc l’ouvrir même en l’absence du salarié et s’en servir dans le cadre d’une éventuelle procédure disciplinaire.
Seule solution pour que le salarié empêche cette ouverture : il doit identifier les messages qui sont personnels. Cela peut être fait par l’expéditeur dans l’objet du message qui indique « personnel », « confidentiel », ou par le réceptionnaire en rangeant le message dans un répertoire privé. En revanche, une mention telle que « mes documents » ou l’inscription du prénom du salarié ne suffit pas à faire présumer que le message est personnel.
Même en identifiant un message comme personnel, le salarié n’est toutefois pas couvert à 100 % puisque les juges admettent des possibilités d’ouverture en cas de risque ou d’événement particulier, ce que l’employeur devra parvenir à justifier…
Parfois une charte informatique est instaurée dans l’entreprise et explique comment distinguer messages personnels et professionnels. Le règlement intérieur de l’entreprise peut également contenir des dispositions sur le sujet. Pensez à vérifier !
En dehors de la messagerie professionnelle, le salarié peut aussi être amené à ouvrir sa messagerie personnelle sur un ordinateur ou un téléphone appartenant à l’entreprise. Dans ce cas de figure, l’employeur ne peut pas utiliser à l’encontre du salarié les messages figurant dans sa messagerie électronique personnelle, peu important le contenu ou l’identification des messages.

Trouvez votre avocat en droit du travail

Fixer des limites et les contrôler, c'est possible

Les salariés doivent toujours être informés en cas de contrôle

Le droit pour chaque salarié de protéger ses correspondances privées