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La procédure de signature d’un bail avec annexes dématérialisés
Sujet initié par Arnaud_SHENil y a 9 jours - 1018 vues
Bonjour,
Je me permets de vous soumettre une question concernant la validation de la signature du bail de location entre le bailleur et les deux locataires.
En tant que bailleur, nous envisageons d'envoyer le contrat de bail par e-mail dans un premier temps, les annexes du bail (acte de cautionnement signé par le garant, DDT, règlement de copropriété, etc.) étant très volumineuses – notamment le règlement de copropriété qui compte une centaine de pages – nous souhaiterions les mettre à disposition sur un Google Drive en accès partagé. Les deux locataires, qui utilisent des adresses Gmail, nous ont d'ailleurs déjà confirmé avoir reçu notre message et pris connaissance de l'ensemble de ces pièces.
Par la suite, nous prévoyons d'imprimer uniquement le contrat de bail pour le faire signer et de compléter l'état des lieux d'entrée lors de la remise des clés.
J'aimerais savoir si cette pratique est standard et si elle est juridiquement recevable, sachant que les annexes ne seront pas signées physiquement en raison de leur longueur.
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La pratique que vous envisagez est globalement possible, mais je vous conseille de sécuriser davantage la remise des annexes du bail.
Les annexes n'ont pas, en principe, à être matériellement signées par les locataires simplement parce qu'elles sont annexées au contrat. En revanche, certaines d'entre elles doivent obligatoirement être remises au locataire dans le cadre de la conclusion du bail. Il est donc important de pouvoir démontrer qu'elles ont bien été mises à sa disposition et qu'il en a eu connaissance.
Le fait de transmettre le contrat de bail par courriel et de mettre les annexes à disposition sur un espace Google Drive peut constituer un moyen de transmission, mais je vous déconseille de vous contenter d'un simple lien vers un dossier dont le contenu pourrait ensuite être modifié ou supprimé.
Pour sécuriser la situation, vous pouvez notamment constituer un dossier contenant les versions définitives des annexes et adresser aux locataires un lien permettant d'y accéder, en précisant expressément dans le bail ou dans un document annexé à celui-ci la liste des documents remis et leur date de mise à disposition.
Il est également préférable de conserver la preuve de l'envoi du courriel et, si possible, de l'accès ou de la réception des documents par les locataires. Le fait qu'ils vous aient déjà confirmé par écrit avoir reçu le message et pris connaissance des pièces constitue à cet égard un élément utile.
Concernant le règlement de copropriété, sa transmission sous format numérique est particulièrement adaptée compte tenu de son volume. Vous pouvez également indiquer précisément dans le bail que le règlement de copropriété a été mis à disposition des locataires sous format électronique et identifier le document concerné.
Le bail lui-même peut ensuite être signé sous format papier lors de la remise des clés. L'état des lieux d'entrée sera quant à lui établi contradictoirement au moment de la remise des clés, ce qui est tout à fait cohérent.
Je vous recommande néanmoins de vérifier la liste exacte des annexes obligatoires applicables à votre location (notamment DDT, notice d'information, extrait du règlement de copropriété, etc.) et de prévoir une clause ou un document récapitulatif permettant d'établir sans ambiguïté que chacune d'elles a bien été remise aux deux locataires.
Si vous le souhaitez, je peux également vous aider à sécuriser la procédure de signature et vous proposer une formulation à insérer dans le bail ou dans un récépissé de remise des annexes afin de limiter les contestations ultérieures.
Si cette réponse vous a été utile et qu'elle répond à votre question, n'hésitez pas à cliquer sur le bouton vert afin d'indiquer qu'une réponse a été apportée.
Maître Gonzalez
il y a 9 jours
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