Comment procéder à un changement de plateforme tout en respectant les rgpd?

Question

Notre association fonctionnait ainsi, remplissage d'un formulaire sur assoconnect puis deuxième inscription via un lien sur une autre plateforme interne A. Des bénévoles ne s'inscrivaient parfois pas sur A. Actuellement, nous prévoyons de quitter assoconnect pour aller sur une autre et de changer de plateforme A vers B Ma première question concerne l'information des bénévoles et les RGPD :  Doit on les prévenir de ce changement de plateformes ? A ton le droit d'exporter les données des bénévoles d'assoconnect vers helloasso ? Et surtout, doit on de nouveau renvoyer un formulaire d'adhésion ? Quel type de message envoyer aux bénévoles car nous devons obtenir leur consentement ?

Maître <span class='text-uppercase'>MINARY</span> · Accepted Answer

Le plus prudent, en pratique, est de ne pas créer des comptes "entièrement à leur place" avec des mots de passe choisis par l'association, sauf nécessité ponctuelle. Ce n'est pas interdit par principe, mais c'est moins propre sur le plan RGPD et sécurité.

La méthode la plus saine est donc la suivante :
vous importez, si besoin, les données strictement nécessaires,
vous créez un pré-compte ou un profil minimal,
puis vous demandez au bénévole d'activer lui-même son accès.

Cela vous permet de respecter à la fois la finalité du traitement, la sécurité des accès, et l'autonomie de la personne concernée.

Si cette réponse vous a été utile, je vous remercie de bien vouloir indiquer la question comme résolue et de sélectionner précisément la meilleure réponse, c'est à dire en cliquant sous la réponse qui vous a été la plus utile, afin d'attribuer cette réponse à l'avocat qui vous a le plus aidé.

Maître <span class='text-uppercase'>DAHAN</span> · Answer

L'adhésion à une association se fait chaque année. Le changement d'organisation s'explicite aux adhérents par une résolution en Assemblée Générale, publiée aux adhérents. S'agissant d'un changement de plateforme de base de donnée, vous devez effectivement informer les utilisateurs, qui peuvent exercer leur droit d'utilisation de leurs données. Le choix étant: - Soit ils consentent au changement de plateforme - Soit ils n'accèdent plus aux services de l'association à la fin de leur adhésion Merci d'indiquer que la question est résolue

Sixtine · Answer

Merci pour votre réponse, cependant, j'aurai besoin d'une précision concernant les bénévoles qui viennent d'adhérer ou qui ont une adhésion se terminant dans plusieurs mois. Dans notre association , l'adhésion est gratuite en contrepartie de services rendus.Dans ces cas-là,s'ils refusent le transfert, est ce que cela va poser problème ? Ensuite, nous allons procéder au changement sous peu. La prochaine AGO est prévue au mois de juin et le souci c'est que nous devrons donc procéder à une AGE et obtenir ensuite leur consentement par rapport au changement de plateforme interne A vers B. Est-il préférable de proposer aux benevoles de remplir un nouveau un formulaire car nous ne pouvons pas créér de compte à leur place ? Je vous remercie par avance  Cordialement

Maître <span class='text-uppercase'>MINARY</span> · Answer

Concernant votre projet d'AGE, ce n'est pas une obligation RGPD. Le RGPD ne vous impose pas de faire voter les adhérents pour changer de prestataire. Cela peut être utile sur le plan associatif ou statutaire, mais ce n'est pas une exigence juridique en matière de données personnelles.

Sur le nouveau formulaire, je vous recommande une approche pragmatique :
oui, proposer un nouveau formulaire est une très bonne solution, mais pas forcément pour "redemander un consentement global".

L'objectif est plutôt de :
mettre à jour les informations RGPD,
présenter la nouvelle plateforme,
et sécuriser les données avec une base claire.

En pratique, vous pouvez :
envoyer un message expliquant le changement,
mettre à disposition un nouveau formulaire simple,
et inviter les bénévoles à se réinscrire sur la nouvelle plateforme.

Cela permet d'éviter toute difficulté technique et de repartir sur une base propre.

Si cette réponse vous a été utile, je vous remercie de bien vouloir indiquer la question comme résolue et de sélectionner précisément la meilleure réponse, c'est à dire en cliquant sous la réponse qui vous a été la plus utile, afin d'attribuer cette réponse à l'avocat qui vous a le plus aidé.

Cela permet de valoriser le travail juridique fourni et d'aider d'autres personnes confrontées à une difficulté similaire.

Maître <span class='text-uppercase'>MINARY</span> · Answer

@Sixtine, Non, vous n'avez pas nécessairement à redemander un "consentement" général à tous les bénévoles du seul fait que vous changez de plateforme. Le point de départ est ailleurs : il faut d'abord identifier la base légale du traitement.  En matière associative, la gestion administrative des bénévoles repose le plus souvent sur l'intérêt légitime de l'association ou sur l'exécution de la relation associative, et non sur le consentement.  Le consentement n'est qu'une des bases légales possibles ; il n'est donc pas systématique. En revanche, si vous modifiez de façon importante les conditions du traitement, il faut réexaminer la base légale retenue. Rappel du principe Vous pouvez exporter les données d'une plateforme vers une autre si ce transfert reste conforme à la finalité initiale pour laquelle les données ont été collectées, s'il est nécessaire au fonctionnement de l'association, et si les personnes sont correctement informées.  Le RGPD impose en effet d'informer les personnes sur les finalités du traitement, sa base juridique, les destinataires ou catégories de destinataires des données, la durée de conservation et leurs droits. Le changement d'outil ou de prestataire n'interdit donc pas le transfert, mais il impose une information claire et une sous-traitance correctement encadrée. Point de vigilance Votre vrai point de vigilance est double. D'abord, si la nouvelle plateforme B sert exactement aux mêmes finalités que l'ancienne A, vous n'avez pas, en principe, à refaire un formulaire d'adhésion complet pour cette seule raison. En revanche, il faut mettre à jour l'information RGPD et prévenir les bénévoles du changement de prestataire, des données transférées, de l'usage qui en sera fait, et de leurs droits. Si, au contraire, la nouvelle plateforme sert à de nouvelles finalités ou collecte davantage de données, il faudra alors adapter le formulaire, et parfois recueillir un consentement spécifique si la base légale l'exige. Ensuite, il faut éviter de demander un "consentement" par réflexe. En RGPD, un consentement valable doit être libre, spécifique, éclairé et univoque. Si vous demandez un consentement alors que le traitement repose en réalité sur une autre base légale, vous vous exposez à créer de la confusion.  Le bon réflexe est donc de prévenir, expliquer, mettre à jour la notice d'information, et ne recueillir un consentement que pour les traitements qui l'exigent réellement. Si cette réponse vous a été utile, je vous remercie de bien vouloir indiquer la question comme résolue et de sélectionner précisément la meilleure réponse, c'est à dire en cliquant sous la réponse qui vous a été la plus utile, afin d'attribuer cette réponse à l'avocat qui vous a le plus aidé. Cela permet de valoriser le travail juridique fourni et d'aider d'autres personnes confrontées à une difficulté similaire. Bien à vous, Maître Jordan MINARY Avocat au Barreau de LYON La présente réponse constitue un avis juridique général, émis sous toutes réserves, au regard des seuls éléments exposés. Elle ne saurait se substituer à une consultation juridique personnalisée. Pour toute démarche engageant vos droits, il convient de consulter un avocat, seul à même de procéder à une étude complète et sur pièces de votre dossier et de vous fournir une réponse adaptée

Sixtine · Answer

Pour le passage d'assoconnect à hello asso on doit juste les prévenir. Pour le changement de la plateforme interne A vers B, c'est une plateforme qui n'ont sert à coordonner les actions des bénévoles. La B est plus performante mais elle a la même fonction que la A. Toutefois, nous ne pouvons pas créér de compte pour chacun des bénévoles sur la plateforme b tant je ne sais pas si on a le droit de le faire. En tout cas c'est beaucoup plus clair

Sixtine · Answer

Pour le passage d'assoconnect à hello asso on doit juste les prévenir. Pour le changement de la plateforme interne A vers B, c'est une plateforme qui sert à coordonner les actions des bénévoles. La B est plus performante mais elle a la même fonction que la A. Toutefois, nous ne pouvons pas créér de compte pour chacun des bénévoles sur la plateforme b tant je ne sais pas si on a le droit de le faire. En tout cas c'est beaucoup plus clair

Sixtine · Answer

Vous avez répondu à ma question de manière très détaillée. Je vous remercie d'avoir pris le temps de me répondre. Cordialement

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Sujet initié par Sixtine, il y a 16 heures - 218 vues

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