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L’assemblée générale des copropriétaires se réunit à date fixe, au moins une fois par an.
Toutefois, le syndic peut convoquer une assemblée générale des copropriétaires à chaque fois qu’il le juge nécessaire ou à la demande du conseil syndical ou encore sur demande émanant d’un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins un quart des voie.
On parle alors d’assemblée générale extraordinaire.
En principe, il appartient au syndic de convoquer l’assemblée générale des copropriétaires.
La convocation doit être notifiée aux copropriétaires par lettre recommandée avec demande d’avis de réception ou par remise en main propre contre signature (récépissé ou émargement).
Par ailleurs, la convocation doit être délivrée au moins quinze jours avant la date de tenue de l’assemblée.
Cette règle ne reçoit exception qu’en cas d’urgence (risque d’effondrement, grosse inondation…etc.).
En revanche, le règlement de copropriété peut prévoir un délai plus long.
Le délai de quinze jours court à compter du lendemain de la première présentation de la lettre RAR au domicile du copropriétaire : peu importe que le copropriétaire l’ai réceptionné ou non, qu’il soit allé la retirer à la poste ou non…
La convocation doit préciser :
- Le lieu, la date et l’heure de la réunion,
- L’ordre du jour de la réunion,
- Les modalités de consultation des documents justificatifs des charges.
Par ailleurs, elle doit contenir :
- Tous les documents comptables nécessaires pour l’approbation des comptes,
- Le budget prévisionnel,
- Les projets qui seront soumis au vote de l’assemblée (par exemple projet de règlement de copropriété en cas de vote pour le modifier).
L’absence des documents, afférents aux questions qui seront débattues, en annexe de la convocation est une cause de nullité de la décision prise ensuite par l’assemblée générale des copropriétaires.
Il s’agit de lister toutes les questions qui seront soumises à la délibération et au vote de l’assemblée.
Seules les questions listées pourront donner lieu à un vote.
Toutefois, dans les six jours de la convocation, un ou plusieurs copropriétaire ou le conseil syndical peuvent notifier au syndic un ordre du jour complémentaire, c'est-à-dire une liste de questions qui devront être portées à l’ordre du jour.
Le syndic n’a pas à apprécier l’opportunité de ces questions (cela revient à l’assemblée générale) et doit les porter à l’ordre du jour.
