Procédure disciplinaire : les 4 erreurs fréquentes commises par les employeurs

Par Alexia.fr, sous la direction de Benoît ChancerelFondateur d'Alexia | Pionnier de la LegalTech et expert en digitalisation du droit depuis plus de 15 ans. Publié le 16/12/2020 à 17h16

Sanctionner un salarié qui commet une faute dans son travail ? Rien de plus facile pour un employeur, quoique… La procédure disciplinaire nécessite de maîtriser certaines règles. Voyons les erreurs souvent commises à cette occasion par les employeurs.

Des délais nombreux à respecter

Voilà un piège fréquent pour les employeurs en matière de sanction disciplinaire : les délais ! Il existe deux types de délais en question, ceux permettant de considérer des faits comme une faute et ceux encadrant les étapes de la procédure disciplinaire. Par exemple, l’employeur a 2 mois au plus pour convoquer le salarié suite à sa connaissance de faits considérés par lui comme fautifs. Et une fois l’entretien réalisé, l’employeur doit prendre la sanction dans un délai compris entre 2 jours ouvrables après la date de l’entretien et 1 mois après cette même date. Et la sanction définitivement prononcée contre un salarié ne peut plus servir à renforcer une autre sanction après un délai de 3 ans.

Permettre au salarié de se défendre

Une procédure disciplinaire relève schématiquement de l’enquête puis du procès. Explications ? Avant et au début de la procédure disciplinaire, avant l’entretien préalable, l’employeur va enquêter sur les faits reprochés au salarié afin de déterminer leur nature fautive et la gravité de cette faute le cas échéant. Puis au cours de l’entretien préalable, l’employeur doit expliquer la faute qu’il considère commise par le salarié. Et il doit laisser le salarié s’expliquer ! Un entretien préalable n’est pas un monologue de l’employeur venant « gronder » son salarié. C’est pourquoi il est primordial pour le salarié convoqué de faire appel à un assistant lors de cet entretien préalable à une sanction disciplinaire. La convocation devant rappeler au salarié son droit à être assisté ainsi que les personnes pouvant l’assister.

Un choix de sanction limité

Si l’employeur déclenche une procédure disciplinaire, c’est dans le but au final de délivrer une sanction à son salarié. Mais quelle sanction ? Là réside une source d’erreurs de la part de l’employeur. C’est bien l’employeur qui décide seul du type de sanction en fonction de la faute commise. Mais l’éventail des sanctions utilisables n’est pas toujours large ! Dans toutes les entreprises disposant d’un règlement intérieur, seules les sanctions prévues dans ce règlement intérieur sont mobilisables. Et dans les entreprises d’au moins 50 salariés ne disposant d’un règlement intérieur valable, alors aucune sanction ne peut être délivrée aux salariés hors cas du licenciement disciplinaire ! Donc il est important qu’un salarié concerné par une procédure disciplinaire parcoure le règlement intérieur de son entreprise. Et vérifie également les termes de sa convention collective, pouvant parfois venir réduire la durée possible des mises à pied disciplinaires.

Une procédure disciplinaire, une sanction

Règle logique mais d’application parfois source d’erreurs. Le salarié ne peut se voir délivrer qu’une seule sanction au terme d’une procédure disciplinaire entamée pour des faits donnés. Pas question que le salarié se voit sanctionner d’un avertissement accompagné d’une mise à pied disciplinaire ! Mais un employeur peut-il choisir de revenir sur une première sanction pour en délivrer une autre ? Exemple : l’employeur engage une procédure disciplinaire pour une absence injustifiée et sanctionne le salarié par un avertissement. Après avoir délivré cet avertissement, il décide de l’annuler pour finalement délivrer une mise à pied disciplinaire contre son salarié. Est-ce autorisé ? Non, le salarié peut obtenir facilement en justice l’annulation de la mise à pied disciplinaire prononcée à son encontre. Autre erreur : l’employeur après avoir pris connaissance de la faute envoie au salarié un courrier ou un courriel lui faisant état de la faute commisse et de la nécessité à l’avenir d’éviter que de tels faits se reproduisent. Puis, l’employeur entame une procédure disciplinaire aboutissant par exemple à une rétrogradation disciplinaire. Dans ce cas de figure, selon les termes du courrier ou du courriel, ce premier document peut être considéré comme un avertissement. Et donc rendre nulle la rétrogradation prononcée dans un second temps pour les mêmes faits. Complexe à comprendre pour les salariés ? Parfois, c’est pourquoi il peut être utile de se rapprocher d’un avocat pour apprécier la régularité de la procédure menée par l’employeur.

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