Pourquoi faut-il apostiller les actes ?
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Généralement, la légalisation certifie l'authenticité des actes publics rédigés à l'étranger en prouvant l'authenticité de la signature et la qualité de l'institution qui a signé l'acte. L'apostille dite " apostille de la Haye " est une démarche simplifiée dont l'objectif est le même que la légalisation mais elle s'applique entre les Etats qui sont parties à la Convention du 5 octobre 1961 supprimant l'exigence de la légalisation des actes publics étrangers.
Cette exigence est réglementée sur le plan européen par les différents traités et règlements ratifiés par les membres de l'UE. Cette convention est d'une importance capitale pour les Etats membres de l'UE voulant à ce que leurs actes produisent des effets au-delà de leur territoire sans que soit exigée la procédure de la légalisation qui peut
s'avérer longue suivant les pays.
I. Les actes susceptibles d'être apostillés
Sont susceptibles d'être apostillés uniquement les originaux, ou documents certifiés conformes, émanant d'une autorité publique ou d'une juridiction, ou des actes privés ayant fait l'objet d'une déclaration officielle. Aux termes de l'article 1er de la Convention de 1961, on peut lire une liste des actes qui peuvent être considérés comme des actes publics pouvant être effectifs à l'étranger. Le libellé de l'article est rédigé comme suit : " La présente Convention s'applique aux actes publics qui ont été établis sur le territoire d'un Etat contractant et qui doivent être produits sur le territoire d'un autre Etat contractant. Sont considérés comme actes publics, au sens de la présente Convention :
a) les documents qui émanent d'une autorité ou d'un fonctionnaire relevant d'une juridiction de l'Etat, y compris ceux qui émanent du ministère public, d'un greffier ou d'un huissier de justice;
b) les documents administratifs ;
c) les actes notariés ;
d) les déclarations officielles telles que mentions d'enregistrement, visas pour date certaine et certifications de
signature, apposées sur un acte sous seing privé.
Toutefois, la présente Convention ne s'applique pas :
a) aux documents établis par des agents diplomatiques ou
consulaires ;
b) aux documents administratifs ayant trait directement à une opération commerciale ou douanière "
Concrètement, les apostilles sont surtout émises pour des certificats de naissance, de mariage ou de décès, des extraits de registres de commerce ou autre, des brevets, des décisions judiciaires, des actes notariés ainsi que des certifications notariales de signatures, et enfin des diplômes émis par des institutions publiques. Toutefois, en fonction des pays, certains documents peuvent être dispensés d'apostille en fonction d'accords ou de conventions annexes. Au sein de l'Union européenne, les actes d'état civil notamment en sont dispensés.
II. Comment demander l'apostille ?
Cette forme de légalisation appartient au domaine de compétences des autorités judiciaires et, en France, au Service d'attestation de La Haye du Procureur général près la Cour d'appel.
Uniquement faite en Cour d'appel, cela dépend de l'agent qui a légalisé le document, c'est-à-dire de la signature. Elles doivent avoir lieu près la cour d'appel du département dont dépend la personne, auprès d'un service de
certification de La Haye.
L'"Apostille de La Haye" est obtenue auprès de la Cour d'Appel du lieu où l'acte a été délivré.
Conformément à la Convention de La Haye et aux circulaires du Ministère des Affaires Civiles et du Ministère des Timbres, le Service d'Attestation de La Haye de la Cour d'Appel de Paris est seul compétent pour délivrer l'Attestation d'Apostille pour son autorité signataire ou pour une autorité qui a indiqué l'enregistrement ou enregistrement.
En pratique, elle peut se demander par correspondance. Il faudra veiller à joindre une enveloppe timbrée pour la réponse. Il faudra prévoir une attente de l'ordre d'une à 3 semaines pour un retour. Ou encore, l'intéressé peut se rendre directement près de la cour d'appel pour des documents signés ou scellés par une autorité publique établie dans son ressort géographique.
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