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Les formalités d'embauche

Travail / Par Alexia.fr , Publié le 24/03/2010 à 13h06
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La déclaration unique d’embauche

Lors de toute embauche, l'employeur doit effectuer une déclaration unique d'embauche et l'adresser à l'URSSAF ou à la Mutualité sociale Agricole dont il relève (article L. 1221-10 du Code du travail).


Sont en revanche exclus de cette obligation les particuliers employeurs ainsi que les employeurs qui, en application de dispositions particulières, peuvent recourir à une formule déclarative spécifique.


Cette formalité unique permet d'assurer l'immatriculation du salarié et de l’employeur à la Sécurité sociale, l'affiliation à l'assurance chômage pour un premier salarié, la déclaration nominative préalable à l'embauche, l'adhésion à un service de santé au travail, la déclaration d'embauche du salarié auprès du service de santé au travail en vue de la visite médicale obligatoire.


Si le salarié est de nationalité étrangère, l'employeur doit vérifier qu'il possède bien une autorisation de travail en cours de validité.


Cette déclaration peut être effectué par fax, par courrier ou encore par internet sur le site de l'URSSAF.


La déclaration unique d'embauche contient la déclaration préalable à l'embauche qui doit être effectuée au plus tôt 8 jours avant l'embauche et au plus tard, dans l'instant qui précède l'embauche.


Puis, dans les 5 jours ouvrables, l'URSSAF (ou la MSA) adresse à l'employeur un accusé de réception comportant un volet détachable à remettre au salarié.

A noter

En plus de ces déclarations, l'employeur doit inscrire sur le registre du personnel les informations concernant le salarié.


En outre, s’il s’agit d’une entreprise de plus de 50 salariés, l'employeur doit tous les mois adresser à la direction du travail un relevé mensuel des contrats de travail dont la durée est supérieure à un mois.

Les documents à remettre au salarié lors de l’embauche

L'employeur est tenu de remettre au salarié, au moment de son embauche :


  •  le volet détachable de l'accusé de réception adressé par l'URSAFF (ou la MSA) lors de la déclaration préalable à l'embauche.
  •  un document écrit reprenant les informations contenues dans la déclaration préalable à l'embauche et mentionnant l'identification de l'URSAFF(ou de la MSA) destinataire des informations.

Mais l’employeur est dispensé de remettre ces documents au salarié dès lors qu’il fournit à ce dernier un contrat de travail écrit, comportant l'identification de l'URSSAF (ou de la MSA) et rappelant que le salarié dispose d'un droit de consultation et de rectification des données informatisées qui le concernent (loi informatique et libertés).


Dans ce cas, le contrat de travail doit comporter les mêmes mentions que la déclaration d’embauche.


Ces mentions sont : la référence et le numéro de l'URSSAF dont dépend l'employeur, le numéro INSEE du salarié ou ses date et lieu de naissance , la nationalité, le type et numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail pour les salariés étrangers, l’heure d'embauche.

La visite médicale d’embauche

Avant l'embauche, ou au plus tard avant l'expiration de la période d'essai, tout salarié doit être soumis à une visite médicale (article R. 4624-10). L'employeur a donc l'obligation d'organiser une visite médicale d'embauche du salarié avant l'expiration de la période d'essai.


Mais un nouvel examen d'embauche n'est pas obligatoire lorsque le salarié occupe un emploi identique à celui qu'il a quitté.


 

Attention !

Dans certains cas, la visite médicale doit obligatoirement avoir lieu avant l'embauche (ex. femme enceinte, travailleur handicapé, travailleur de nuit, etc.).

A noter

En pratique, certains employeurs organisent la visite médicale d’embauche après l’entrée en fonction.


Or, l'employeur peut avoir intérêt à organiser la visite d'embauche avant l'entrée en fonction.


En effet, le candidat à l'emploi a le droit de taire ses problèmes de santé lors de son recrutement.


Il ne doit confier les renseignements sur son état de santé qu'au médecin chargé de son examen médical d'embauche.


Dès lors, si l'examen révèle que le salarié ne peut pas tenir son poste, l'employeur ne peut se prévaloir d'un prétendu mensonge du salarié quant à son état de santé ou son handicap.


L'employeur ne peut licencier le salarié pour ce motif : le licenciement serait nul car discriminatoire.


Face à une telle situation l'employeur devra rechercher à adapter le poste, à reclasser le salarié et, si c’est impossible, il devra engager une procédure de licenciement pour inaptitude.

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