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En ces périodes de forte pollution et de surcharge du réseau routier, les pouvoirs publics encouragent systématiquement l’utilisation des transports collectifs. Cet encouragement est aussi prévu par le Code du travail. A quelle hauteur et sous quelles limites l’employeur doit encourager l’utilisation par ses salariés des transports en commun ?
C’est la loi qui l’impose ! Tout employeur, peu importe la taille de l’entreprise, son implantation géographique et son secteur d’activité, doit rembourser à ses salariés la moitié du prix des titres d’abonnement aux transports en commun souscrits pour venir travailler depuis leur domicile.
Le salarié se rend au travail par le train, par un bus, par un métro, par un tramway ? Peu importe, tous ces moyens de transport donnent droit à la prise en charge financière partielle de la part de l’entreprise. Et cela vaut même pour l’abonnement souscrit à un service public de location de vélo.
Bon à savoir, il n’y a pas de plafond financier de prise en charge de ces abonnements et le montant remboursé n’a pas à être identique pour tous les salariés. L’employeur est tenu concrètement de rembourser la moitié de l’abonnement nécessaire pour réaliser le trajet le plus rapide entre le domicile et le lieu de travail avec le moyen de transport collectif choisi par le salarié. Le tarif de référence servant de base au calcul étant le tarif de seconde classe.
Autre élément à garder en tête, peu importe que le salarié ait choisi de résider loin de son lieu de travail, voire même dans une autre région. Ce n’est pas un argument qui peut lui être opposé pour lui refuser la participation patronale à ses frais.
Enfin, il convient de vérifier qu’une convention collective ou un accord d’entreprise ne prévoit pas une prise en charge encore plus favorable pour les salariés, ce qui n’est pas rare.
L’employeur peut remplacer ce remboursement par le versement d’indemnités couvrant au minimum 50% des frais de transport du salarié pour se rendre de son domicile vers le lieu de travail.
Lorsque le trajet d’un salarié pour se rendre sur son lieu de travail suppose de prendre deux modes de transport à la suite, l’employeur doit prendre en charge au moins 50 % du montant cumulé des deux titres d’abonnement correspondants.
Peu importe que le salarié puisse en réalité venir avec un seul mode de transport, dès lors que l’utilisation des deux modes de transport se révèle plus rapide.
Il n’est pas possible en revanche pour le salarié de réclamer la prise en charge de deux abonnements sous prétexte qu’il a deux résidences : par exemple, une à Paris en semaine, l’autre en province le week-end. C’est le trajet pour aller à la résidence habituelle lorsqu’il travaille qui doit être indemnisé, autrement dit l’abonnement parisien dans cet exemple.
Au-delà du versement d’un complément de rémunération, l’intérêt de ce remboursement est qu’il demeure exonéré de charges sociales et d’impôt sur le revenu. Sauf en cas de prise en charge allant au-delà des 50 % imposés par la loi.
Pour obtenir ces avantages, une procédure est à respecter. Le salarié doit ainsi lui-même acquérir le titre de transport. Il demande ensuite le remboursement à l’employeur, effectué normalement au plus tard le mois suivant l’achat ou chaque mois pour un abonnement annuel sous réserve que le salarié ait bien remis les titres de transport concernés ou un justificatif d’achat.
Un accord d’entreprise peut prévoir des modalités particulières à respecter par le salarié.
Au passage, il faut savoir qu’un salarié n’ayant pas bénéficié du remboursement de ses frais de transport peut demander un retour en arrière sur 3 ans, à condition d’avoir conservé les justificatifs et respecté les éventuelles conditions prévues dans l’entreprise pour ce remboursement.