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Frais de transport et remboursement

Travail / Par Alexia.fr , Publié le 21/12/2017 à 11h34
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L'employeur doit prendre en charge une partie des frais de transports du salarié entre sa résidence habituelle et son lieu de travail en cas de transport collectif. Il s'agit ici d'une obligation.

L' employeur peut également prendre en charge les frais de carburant ou d’alimentation de véhicules électriques pour les salariés contraints d’utiliser leur véhicule personnel pour ce même trajet  (frais de transport personnel). Il s'agit ici d'une faculté.

Comment ces frais sont pris en charge ?

Cette prise en charge est mise en œuvre :

  • Soit par accord collectif conclu avec les syndicats représentatifs dans l'entreprise;
  • Soit, pour les entreprises qui en sont dépourvues, par décision unilatérale de l’employeur après consultation du comité d’entreprise (ou à défaut des délégués du personnel);

De quels types de transports s'agit-il ?

Transport collectif :

Les déplacements doivent être accomplis au moyen :

  • De transports publics de personnes ou de services publics de location de vélos;

Transport personnel pour ceux :

  • Dont la résidence habituelle ou le lieu de travail est situé en dehors de la région d’Île-de-France et d’un périmètre de transports urbains défini par l’article 27 de la loi n° 82-1153 du 30 décembre 1982 d’orientation des transports intérieurs;
  • Pour lesquels l’utilisation d’un véhicule personnel est rendue indispensable par des conditions d’horaires de travail particuliers ne permettant pas d’emprunter un mode collectif de transport;

Qui peut être remboursé de ses frais de transport ?

Elle s'applique à tous les salariés, à temps plein ou temps partiel (CDI, CDD, stagiaire ou intérimaires) sauf pour les cas suivants :

Pour les transports publics :

  • L'employeur peut refuser lorsque le salarié perçoit déjà des indemnités de frais pour ses déplacement entre sa résidence et son lieu de travail d'un montant supérieur ou égal à 50% du coup de ses titres d'abonnement;

Pour les transports personnels :

  • Lorsqu'un véhicule est mis à disposition par l'employeur au salarié de façon permanente, avec prise en charge des dépenses de fonctionnement;
  • Les salariés logés dans des conditions telles qu’ils ne supportent aucuns frais de transport pour se rendre à leur travail ;
  • Les salariés dont le transport est assuré gratuitement par l’employeur.
Attention !

L'employeur est obligé de procéder au remboursement des frais de transport du domicile au lieu du stage, dans les mêmes conditions que pour les salariés. Ce remboursement ne peut être inclus dans la gratification mensuelle, il doit faire l'objet d'indemnités payées en plus.

Quel est le montant de la prise en charge ?

La prise en charge par l’employeur des titres d’abonnement est égale à 50 % du coût de ces titres pour le salarié. Elle s’effectue sur la base des tarifs 2e classe, et du trajet le plus court.

Quelles sont les formalités pour le remboursement ?

Pour que les frais de transport soient pris en charge, il faut simplement remettre à son employeur un exemplaire des titres de transport par le salarié ou une copie de ses dépenses. Seuls les abonnements sont pris en charge par l'employeur, les titres de transport achetés à l'unité ne sont pas remboursables.

Bien sûr, les titres doivent permettre d’identifier le titulaire et être conformes aux règles de validité service public concernées (régie de transport en commun, location de vélo, péages...). Pour les intérimaires, ou si l'abonnement à un service public de location de vélo ne comporte pas l'identité du salarié, une attestation sur l'honneur suffit.

Comment se passe le remboursement durant les absences ou congés ?

Pendant les congés payés

Si le salarié est en congé pendant un mois et que sa carte de transport couvre cette période, l'employeur n'est pas tenu de le rembourser.

Si le salarié est  en congé juste une semaine, l'employeur doit rembourser la totalité des 50% du prix du titre de transport .

En cas d'arrêt maladie

Si le salarié est en arrêt de travail pendant quelques jours et qu'il utilise un titre de transport hebdomadaire ou mensuel, l'employeur doit le rembourser. En revanche, si la maladie se prolonge et que le salarié n'a pas effectué au moins un trajet domicile-travail pendant la semaine ou le mois, le remboursement n'est pas dû.

Si le salarié est en arrêt de travail pendant quelques jours et qu'il utilise un titre de transport plurimensuel, l'employeur est tenu d'effectuer le versement correspondant au mois au cours duquel le congé maladie intervient.

Pour les mois suivants, si le congé maladie se prolonge, des procédures de remboursement des titres sont prévues par les entreprises de transport permettant de récupérer la partie du prix du titre correspondant à la période de validité à venir.

Quand se fait-on rembourser ?

L’employeur procède au remboursement des titres achetés par les salariés dans les meilleurs délais et au plus tard, à la fin du mois suivant celui pour lequel ils ont été validés. Les titres dont la période de validité est annuelle font l’objet d’une prise en charge répartie mensuellement pendant la période d’utilisation.

Que risque l'employeur qui ne rembourse pas ?

Le montant de la prise en charge des frais de transport publics ou des frais de transports personnels doit obligatoirement apparaître sur le bulletin de paie.

Le fait pour l’employeur de méconnaître les règles relatives à la prise en charge des frais de transport est puni de l’amende prévue pour les contraventions de la 4e classe (amende de 750 euros maximum).

Bon à savoir

La prise en charge du prix des titres dans la limite de la prise en charge obligatoire de l’employeur est :

  • Exonérée d’impôt sur le revenu;
  • Exclue de l’assiette de calcul des cotisations sociales, ainsi que la CSG et de la CRDS.
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