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L’utilisation de transport collectif pour se rendre de son domicile à son lieu de travail est encouragée légalement. Comment ? A travers la prise en charge partielle des frais engagés par le salarié. Découverte des principaux aspects de cette prise en charge patronale des frais de transport collectif.
Chaque salarié qui s’abonne à un service de transport public pour se rendre sur son lieu de travail doit bénéficier du remboursement d’une partie de ces frais.
Cela vaut pour les salariés à temps partiel comme à temps complet, pour ceux en CDD comme pour en CDI. Et même pour les stagiaires !
En cas de mi-temps ou plus, le salarié est remboursé dans les mêmes conditions que les salariés à temps complet. En cas d’horaire inférieur à un mi-temps, le salarié bénéficie d’une prise en charge au prorata du nombre d’heures travaillées par rapport à un mi-temps.
Attention, l’employeur peut toutefois, sous certaines conditions, refuser la prise en charge des frais de transport collectif, notamment pour les salariés qui ont déjà des indemnités représentatives de frais pour leurs déplacements domicile-travail.
L’obligation légale porte sur la moitié de l’abonnement aux transports collectifs. Ni plus, ni moins !
Mais certaines conventions collectives imposent une prise en charge supérieure.
Rien n’empêche non plus l’employeur de décider de lui-même de rembourser davantage. S’il décide de prendre en charge plus de 50 % de l’abonnement, le remboursement bénéficie d’une exonération de charges sociales mais seulement si l’éloignement du domicile du salarié par rapport à son lieu de travail résulte non pas d’une convenance personnelle mais de contraintes d’origine familiale ou liées à la situation de l’emploi. Du côté du salarié, la prise en charge volontaire de l’employeur au-delà des 50% des frais de transport doit être intégrée dans l’assiette du prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu.
Selon l’administration, la prise en charge se fait normalement dès lors que le salarié a utilisé au moins une fois son titre de transport. Si, en revanche, il n’a pas du tout travaillé au cours d’un mois donné, l’employeur n’a pas à lui rembourser son abonnement.
La même règle s’applique, il ne sera remboursé que s’il a travaillé au moins 1 jour sur le mois concerné.
Le remboursement se fait normalement tous les mois quel que soit le type d’abonnement, à condition que le salarié ait transmis le justificatif nécessaire. Il se fait au plus tard, à la fin du mois suivant celui pour lequel le titre d’abonnement a été validé.
Il est possible de fixer des règles particulières au sein de l’entreprise concernant les modalités de remboursement (notamment par accord), à condition de ne pas excéder un délai de remboursement d’un mois.
Voilà une règle importante à connaitre : seules les cartes d’abonnement sont prises en charge par l’employeur, qu’elles soient annuelles, mensuelles ou hebdomadaires !
Les titres de transport achetés par un salarié à l’unité ne sont donc pas remboursables.
Un salarié dispose en principe d’un délai de 3 ans pour agir en justice afin d’obtenir un rappel de versement du remboursement des frais de transport collectif.
C’est le trajet le plus court qui doit être pris en compte. Plus précisément, la prise en charge s’effectue sur la base d’un tarif de 2e classe et du trajet le plus court. Plusieurs types de transport peuvent être concernés : bus, métro/tram, train ou service de location de vélos.
