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3 points pour comprendre l'indemnisation des grands déplacements

Fiscal / Par Alexia.fr , Publié le 24/06/2019 à 11h40
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L’indemnité de grand déplacement doit couvrir vos dépenses supplémentaires de nourriture, de transport et de logement en cas de déplacement professionnel.

A noter : Les notes de frais sont exonérées de charges sociales.

Le non-respect des règles établies peut coûter cher à votre entreprise car des pénalités financières seront alors appliquées.

La définition du grand déplacement

Le grand déplacement est l’impossibilité pour vous de regagner chaque jour votre résidence du fait des conditions de travail.

Les deux conditions suivantes doivent être réunies :

  • la distance entre votre résidence et votre lieu de travail est supérieure ou égale à 50 km aller,
  • les transports en commun ne permettent pas de parcourir ce trajet en moins de 1 h 30.

Si les conditions ne sont pas réunies, votre employeur peut prouver que vous êtes en grand déplacement car vous ne pouvez pas regagner votre domicile en raison de circonstances.

Par exemple : selon les modes de transports, les horaires de travail ou la prolongation de la mission.

Attention : Si vous regagnez votre domicile alors que les critères sont remplis, les remboursements ne seront pas exonérés de charges sociales.

Le remboursement des frais de grand déplacement diffère selon le lieu de déplacement et la durée de votre déplacement.

L’indemnisation peut se faire selon trois modes :

  • les frais réellement engagés sur présentation d’une facture,
  • une indemnité forfaitaire,
  • un panachage des deux.

Le montant des indemnités forfaitaires constitue les limites d’exonération admises par l’URSSAF.

Si le remboursement est supérieur aux limites, le remboursement est réintégré dans l’assiette des cotisations car il est considéré comme un complément de rémunération. C’est le cas si l’employeur ne justifie pas des circonstances de fait.

Si votre employeur prouve des circonstances de fait, seulement la fraction excédentaire est réintégrée dans l’assiette des cotisations.

Votre employeur peut prouver les circonstances de fait à l’aide des factures.

Le cas des déplacements en métropole

L’employeur peut choisir l'indemnité forfaitaire, le remboursement des factures ou panacher les modalités de prise en charge en remboursant les frais. Par exemple :

  • sur la base du réel pour le logement/petit-déjeuner,
  • sur la base du forfait pour les frais de repas.

L’URSSAF publie, chaque année, un barème pour fixer les modalités d’indemnisation. Le barème s’applique pour les déplacements de 3 mois maximum, continue ou discontinue.

Si le déplacement est supérieur à 3 mois, mais inférieur à 2 ans, les montants subissent un abattement de 15 % à compter du premier jour du 4e mois.

Imaginons que votre employeur vous verse une indemnité de 50 € par jour pour votre déplacement professionnel, elle passe à 42,5 € le premier jour du 4e mois.

Pour une mission de plus de 2 ans, mais moins de 4 ans, les montants sont abattus de 30 % à compter du premier jour du 25e mois.

Le cas des déplacements en Outre-mer et à l'étranger

Les remboursements de frais de repas et d’hébergement, si vous êtes en déplacement en Outre-mer ou à l’étranger, sont exclus de l’assiette des cotisations.

Les déplacements en Outre-mer

Concernant l’Outre-mer, le taux de l’indemnité est de 90 € pour un déplacement en Martinique, Guadeloupe, Guyane, Réunion, Mayotte et Saint-Pierre-et-Miquelon.

Votre indemnité passe à 31,5 € si vous êtes hébergé gratuitement.

Vous êtes considéré comme logé gratuitement si votre employeur fournit le logement ou prend en charge directement les frais d’hébergement en réglant l’hôtelier.

De même, si votre employeur prend en charge directement un des repas, l’indemnité passe à 74,3 € et si les deux repas sont pris en charge, votre indemnité est de 58,5 €.

Si vous avez un déplacement professionnel en Nouvelle-Calédonie, à Wallis et Futuna ou en Polynésie française, votre indemnisation est de 120 €.

Elle passe à 42 € si vous êtes hébergé gratuitement.

De même, elle diminue à 99 € si un des repas est pris en charge et à 78 €, si les deux sont pris en charge par votre employeur.

L’indemnisation est réduite de 15 % au-déjà de 3 mois puis de 30 %, au-delà de 2 ans, dans la limite de 4 ans.

Les déplacements à l’étranger

Concernant les déplacements à l’étranger, il existe un barème pour chaque pays. Ceux-ci sont accessibles sur le site du ministère de l’Economie à cette adresse.

L’indemnité de mission en cas de déplacement à l’étranger est réduite de 65 % si vous êtes logé gratuitement, de 17,5 % si vous êtes nourri à un repas, 35 % si vous êtes nourri aux deux repas.

Si votre déplacement est prolongée au-delà de 3 mois, les indemnités forfaitaires sont réduites de 15 % et de 30 % au-delà de 2 ans et dans la limite de 4 ans.

A noter : Les dépenses supplémentaires pour les repas sont réputées utilisées conformément pour la fraction qui n’excède pas 40 % du montant de l’indemnité de mission à l’étranger.

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