ChatGPT said:
En copropriété, la loi impose que certaines notifications, comme la convocation à l'assemblée générale et le procès-verbal, soient envoyées par lettre recommandée (papier ou électronique) afin de garantir leur valeur juridique. C'est ce qui explique que votre syndic continue à vous adresser ces documents en recommandé, même si vous êtes rarement en France.
Pour améliorer la situation, vous pouvez :
Opter pour la lettre recommandée électronique (LRE) : c'est prévu par la loi et a la même valeur qu'un recommandé papier. Vous recevez alors les documents immédiatement par e-mail, à condition d'accepter formellement ce mode de communication. Vous pouvez demander au syndic de mettre en place ce système, prévu par l'article 64 du décret du 17 mars 1967.
Désigner un mandataire pour la réception du courrier recommandé : vous pouvez donner procuration à un voisin ou un proche pour qu'il récupère vos recommandés à votre place. Cette procuration s'établit directement auprès de La Poste.
Demander un envoi complémentaire en simple copie par e-mail ou courrier ordinaire : ce n'est pas obligatoire pour le syndic, mais vous pouvez proposer de prendre en charge d'éventuels frais supplémentaires (impression, affranchissement). Beaucoup de syndics acceptent si c'est clair et contractualisé.
Faire ajouter votre demande dans le procès-verbal d'AG : vous pouvez soumettre une question écrite à mettre à l'ordre du jour pour que l'AG vote la transmission systématique d'une copie simple par mail. Si la résolution est adoptée, le syndic sera tenu de le faire.
il y a 1 mois
Cher monsieur,
Vous avez raison d'anticiper ce problème, car le bon déroulement de la vie de votre copropriété dépend de la bonne réception des documents. Votre situation de résidence multiple est un cas de figure de plus en plus fréquent, et il existe des solutions.
La dématérialisation des envois : une solution légale et pratique
Votre proposition de recevoir les documents par e-mail est tout à fait recevable et ne devrait pas poser de problème au syndic. La loi Élan de 2018 a largement favorisé la dématérialisation des envois pour les copropriétés.
Vous pouvez demander au cabinet de gestion de l'immeuble d'adhérer au système de dématérialisation. Ce dispositif vous permet de recevoir les documents importants de la copropriété (convocations d'assemblée générale, procès-verbaux, appels de fonds) par voie électronique.
La valeur légale : Un envoi électronique a la même valeur légale qu'un envoi recommandé, à condition que vous ayez donné votre accord formel par écrit (e-mail ou courrier).
Votre consentement : Pour que cette option soit mise en place, il suffit d'envoyer un e-mail ou un courrier au syndic pour lui faire part de votre choix. Précisez bien que vous souhaitez que tous les documents de la copropriété vous soient envoyés par voie électronique.
La mise en place de la dématérialisation se fait généralement par une résolution votée en assemblée générale. Vous pouvez proposer cette résolution lors de la prochaine AG.
Mes conseils pour un envoi par e-mail ou courrier simple
Si la dématérialisation complète n'est pas possible, vous avez d'autres solutions.
Demande écrite formelle : Envoyez un courrier recommandé avec accusé de réception au syndic. Expliquez votre situation et demandez-lui d'envoyer l'ordre du jour et le procès-verbal par e-mail ou par courrier simple, en complément de l'envoi recommandé qui est une obligation légale pour lui.
Proposer une participation financière : Proposer de payer pour cet envoi complémentaire peut être une bonne idée pour le convaincre, mais ce n'est pas nécessaire. C'est une démarche de bonne foi de votre part, mais la loi et la plupart des règlements de copropriété ne l'exigent pas. Un syndic consciencieux devrait l'accepter sans frais supplémentaires.
Le cas du PV de l'AG : Si vous n'avez pas assisté à l'AG, le syndic est obligé de vous envoyer le procès-verbal par recommandé pour que le délai de contestation de l'AG commence à courir. Vous pouvez lui proposer, en parallèle, un envoi par e-mail ou par courrier simple pour votre information.
Avez-vous déjà contacté le syndic par écrit pour lui faire part de votre problème et de votre souhait de recevoir les documents par e-mail ?
Si non, il convient de le faire.
Merci d'indiquer que j'ai répondu à votre question en cliquant sur le bouton vert de ma réponse.
il y a 1 mois
Merci de votre question. Vous avez tout à fait raison de me faire remarquer cette nuance, car votre syndic suit une pratique qui n'est pas tout à fait conforme à la loi. La confusion est très fréquente, et votre expérience met en lumière un point essentiel.
La convocation (ordre du jour) : une règle stricte
En droit de la copropriété, la convocation à l'assemblée générale (AG), qui contient l'ordre du jour, doit être adressée à tous les copropriétaires par lettre recommandée avec accusé de réception (ou par remise en main propre contre récépissé).
Le fait que votre syndic vous l'envoie par courrier simple est donc contraire à la loi. Cette règle est essentielle, car l'accusé de réception permet de prouver que le délai de 21 jours entre l'envoi de la convocation et la date de l'AG a été respecté.
Si un copropriétaire contestait une décision de l'AG en justice, le syndic serait dans l'incapacité de prouver qu'il a été convoqué dans les délais légaux, ce qui pourrait entraîner l'annulation de la décision.
Le procès-verbal : une règle différente
Concernant le procès-verbal de l'assemblée générale (le compte rendu), la loi est différente et le processus que vous décrivez est correct.
Le procès-verbal doit être notifié par lettre recommandée avec accusé de réception uniquement aux copropriétaires qui étaient :
Absents de l'assemblée.
Non représentés lors de l'assemblée.
Opposants à une ou plusieurs résolutions.
La notification de ce procès-verbal fait courir le délai de deux mois pendant lequel ces copropriétaires peuvent contester les décisions en justice. Les copropriétaires présents et qui ont voté "pour" n'ont pas besoin de recevoir le procès-verbal par recommandé, car ils sont considérés comme ayant eu connaissance des décisions.
En résumé
Le processus de votre syndic est donc normal et légal pour l'envoi du procès-verbal, mais il n'est pas normal ni légal pour l'envoi de la convocation et de l'ordre du jour.
Même si cette pratique du syndic pour l'ordre du jour est courante pour réduire les coûts, elle expose l'assemblée générale et ses décisions à une annulation potentielle en cas de contestation.
il y a 1 mois
Bonjour,
Merci pour votre réponse, mais je m'interroge toujours:
Désigner un mandataire pour la réception du courrier recommandé : vous pouvez donner procuration à un voisin ou un proche pour qu'il récupère vos recommandés à votre place. Cette procuration s'établit directement auprès de La Poste. => Je n'ai personne de confiance à qui confier cette mission => KO
Demande écrite formelle : Envoyez un courrier recommandé avec accusé de réception au syndic. Expliquez votre situation et demandez-lui d'envoyer l'ordre du jour et le procès-verbal par e-mail ou par courrier simple, en complément de l'envoi recommandé qui est une obligation légale pour lui.
=> Après lui avoir demandé demandé de m'envoyer ce PV par mèl à deux reprises. Je n'ai pas eu de réponse. Mais j'ai bien l'intention de lui envoyer un recommandé avec AR pour officialiser cette demande:
Envoi par mèl de tous les courriers. Je lui proposerai de participer financièrement aux frais occasionnés par cette action pour montrer ma bonne foi. Je ne veux pas d'envoi par lettre simple car un courrier qui reste 3-5mois dans ma boîte aux lettres, çà ne sert à rien. Je veux être informé en même temps que les autres copropriétaires et avoir une trace officielle de l'envoi. Le mèl est parfait. Enfin cette action ne demande pas de passer en Assemblé Générale d'après ce que je comprends => OK
Mais que faire s'il ne donne pas suite à ma demande ?
C'est à ce stade que commence les difficultés:
Cela fait 25 ans que j'habite cette résidence.
J'ai passé les 4 premières années j'allais régulièrement aux AG. Quand j'ai compris que je perdais mon temps pour rester poli. J'ai décidé de cesser d'assister à ses AG. Cela fait 20ans que je n'ai pas mis les pieds en AG. J'habite un petit appartement, nous sommes 3 dans ce cas là, les autres copropriétaires ont des grands appartements. Nous sommes les "SANS VOIX " de cette résidence. On ne m'envoi jamais un mèl avant de figer l'odj de l'AG pour savoir si j'ai un sujet à rajouter. Quand j'adresse un mèl (syndic + président du conseil syndical), on ne me réponds pas et bien sûr on ne mets rien à l'ordre du jour. C'est un ensemble de famille modestes qui se sont appropriés cette résidence et qui règne sans partage. Jusqu'à présent j'avais accepté ce mode de fonctionnement car je privilégiais une bonne relation avec les copropriétaires, ce fonctionnement ne me gênait pas outre mesure.
Avec 25 ans de recul, je pense qu'il est intitule de vouloir faire valider en AG ma demande. Ils trouveront toujours des prétextes pour ne pas voter cette résolution, pour ne pas la mettre à l'ordre du jour ... Je connais la chanson.
Que faire si le syndic ne donne pas suite à ma demande avec participation aux frais d'envoi ?
Bien cordialement
Philippe de Paris
il y a 1 mois
