Les bonnes pratiques relatives au registre unique du personnel

I. Un registre obligatoire, formalisé et constamment actualisé

Le registre unique du personnel doit être tenu par tous les employeurs français, chaque établissement disposant de son propre registre lorsque l'entreprise en compte plusieurs. Il peut être établi sur support papier ou informatique, à condition que les informations soient indélébiles, infalsifiables et ne puissent être modifiées que par des personnes habilitées, les pages papier devant notamment être reliées et numérotées. En pratique, de nombreuses entreprises recourent à un support informatique (tableur ou module de logiciel de paie) conservant l'historique des modifications, après consultation des représentants du personnel et information de l'inspection du travail.

Le registre doit être mis à jour à chaque entrée et sortie de personnel afin de refléter en permanence la réalité des effectifs, ainsi qu'en cas de mutation vers un autre établissement, de changement de contrat ou de modification des conditions propres au salarié. Les mentions doivent être conservées pendant cinq ans à compter du départ du salarié ou du stagiaire, l'obligation portant sur les mentions et non sur le support lui-même, ce qui permet de reporter les données sur un nouveau registre sous réserve du respect de ce délai.

En cas de mutation d'un salarié d'un établissement vers un autre, il doit être inscrit en sortie dans le registre de l'établissement d'origine et en entrée dans le registre d'arrivée, de préférence avec une mise à jour coordonnée avec la paie.

II. Mentions obligatoires, accès au registre et sanctions encourues

Le registre recense, dans l'ordre des embauches, pour chaque salarié, les nom et prénom, nationalité, date de naissance, sexe, emploi, qualification, dates d'entrée et de sortie, et le cas échéant les références d'autorisation d'embauche ou de licenciement.

Il doit également mentionner la nature du contrat (CDD, intérim, temps partiel), la mise à disposition par un groupement d'employeurs, le statut d'apprenti ou de titulaire d'un contrat de professionnalisation, ainsi que, pour les travailleurs étrangers soumis à autorisation de travail, le type et le numéro du titre ; pour les stagiaires, le registre comporte un volet spécifique avec identité, période de stage ou de formation, et identité du tuteur et lieu de présence.

Lorsque l'établissement accueille un salarié détaché, l'accusé de réception de la déclaration de détachement doit être annexé, tout comme les copies des titres de séjour autorisant le travail pour certains salariés étrangers hors Union européenne et États assimilés.

Le registre doit être tenu à la disposition des agents de contrôle de l'inspection du travail, de l'Urssaf et des membres du CSE, les salariés pouvant, au regard des règles de protection des données personnelles, accéder aux informations les concernant.

L'absence de communication du registre aux autorités habilitées est susceptible de constituer un délit d'entrave, tandis que l'absence de registre, des mentions erronées ou incomplètes exposent l'employeur à l'amende prévue pour les contraventions de quatrième classe, appliquée autant de fois qu'il y a de salariés concernés (jusqu'à 750 euros pour une personne physique et 3 750 euros pour une personne morale).

Ces enjeux financiers et pénaux justifient une organisation interne rigoureuse de la tenue du registre, souvent confiée au service RH ou à l'administration du personnel, avec des procédures intégrées aux formalités d'embauche et de sortie (DPAE, certificat de travail, attestation France Travail).