Le registre unique du personnel est un document dans lequel sont recensés l'ensemble des effectifs de l'entreprise. Il permet d'assurer la transparence des emplois dans chaque établissement de l'entreprise.
Le registre unique du personnel est obligatoire pour l'ensemble des employeurs français, à l'exception des particuliers employeurs.
Si les entreprises comptent plusieurs établissements, il faut que chaque établissement tienne son propre registre.
Le registre du personnel peut être réalisé en format papier ou en format informatique. Dans tous les cas, il faut veiller à ce que les informations indiquées ne puissent être modifiées que par les personnes habilitées à tenir le registre (le support informatique doit offrir les mêmes garanties que le support papier).
Dans la pratique, il peut être opportun de réaliser le registre sur un support informatique (type tableur Excel) conservant l'intégralité de l'historique des modifications du fichier. Dans ce cas, l'employeur doit consulter les représentants du personnel et fournir à l'inspection du travail la copie de l'avis rendu.
En cas de support papier, les informations indiquées sur le registre doivent être inscrites de façon indélébile et infalsifiable. Il s'agit d'une exigence légale (le but est de vérifier qu'aucune mention n'a été effacée). Il doit également être constitué de pages reliées et numérotées qui ne peuvent pas être arrachées.
