Le registre unique du personnel en pratique
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Le registre unique du personnel est un document dans lequel sont recensés l'ensemble des effectifs de l'entreprise. Il permet d'assurer la transparence des emplois dans chaque établissement de l'entreprise.
Le registre unique du personnel est obligatoire pour l'ensemble des employeurs français, à l'exception des particuliers employeurs.
Si les entreprises comptent plusieurs établissements, il faut que chaque établissement tienne son propre registre.
Le registre du personnel peut être réalisé en format papier ou en format informatique. Dans tous les cas, il faut veiller à ce que les informations indiquées ne puissent être modifiées que par les personnes habilitées à tenir le registre (le support informatique doit offrir les mêmes garanties que le support papier).
Dans la pratique, il peut être opportun de réaliser le registre sur un support informatique (type tableur Excel) conservant l'intégralité de l'historique des modifications du fichier. Dans ce cas, l'employeur doit consulter les représentants du personnel et fournir à l'inspection du travail la copie de l'avis rendu.
En cas de support papier, les informations indiquées sur le registre doivent être inscrites de façon indélébile et infalsifiable. Il s'agit d'une exigence légale (le but est de vérifier qu'aucune mention n'a été effacée). Il doit également être constitué de pages reliées et numérotées qui ne peuvent pas être arrachées.
I. Les mentions du registre unique du personnel
Le registre unique du personnel doit indiquer, pour l'ensemble des salariés embauchés par l'entreprise, les éléments suivants, dans l'ordre d'arrivée d'embauche :
- le nom et le prénom ;
- la nationalité ;
- la date de naissance ;
- les dates d'entrée et de sortie de l'établissement ;
- lorsqu'une autorisation d'embauche ou de licenciement est requise, la date de cette autorisation ou, à défaut, la date de la demande d'autorisation ;
- pour les travailleurs étrangers assujettis à la possession d'un titre autorisant l'exercice d'une activité salariée, le type et le numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail ;
- pour les travailleurs titulaires d'un contrat de travail à durée déterminée, la mention contrat à durée déterminée ;
- pour les salariés temporaires, la mention salarié temporaire ainsi que le nom et l'adresse de l'entreprise de travail temporaire.
Ce registre doit être actualisé à chaque entrée et sortie de personnel, puisqu'il doit rendre compte de la réalité des emplois et des effectifs de l'entreprise à tout instant. L'actualisation doit également porter sur la mutation d'un salarié vers un autre établissement de l'entreprise, sur le changement de la nature du contrat du salarié ou encore des conditions propres au salarié.
II. Le régime du registre unique du personnel
Le registre unique du personnel doit être tenu à la disposition des agents de contrôle de l'inspection du travail, de l'Urssaf et des membres du comité social et économique.
En raison du règlement européen général sur la protection des données personnelles, les salariés peuvent avoir accès au registre unique du personnel pour les informations qui les concernent uniquement, s'ils le demandent.
Les mentions portées sur le registre sont conservées pendant cinq ans à compter de la date à laquelle le salarié ou le stagiaire a quitté l'entreprise.
Le registre unique de tout établissement doit pouvoir être présenté sur demande des agents de contrôle de l'inspection du travail ou de l'Urssaf.
En cas d'absence de registre, de mentions erronées ou incomplètes, la sanction est identique : l'employeur aura à s'acquitter de l'amende prévue pour les contraventions de la quatrième classe, appliquée autant de fois qu'il y a de salariés concernés.
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