Changer la durée de l'exercice social : les points à vérifier

L'obligation d'établir une comptabilité régulière et des comptes annuels

Les sociétés commerciales doivent tenir une comptabilité régulière, enregistrer chronologiquement les mouvements affectant leur patrimoine et établir, à la clôture de chaque exercice, des comptes annuels comprenant notamment le bilan, le compte de résultat et l'annexe.

Les livres et documents comptables tenus en France doivent en principe être établis en français et libellés en euros. Ils doivent être conservés pendant dix ans et tenus sans blanc ni altération. Ces exigences participent à l'objectif de sincérité et de fidélité de l'information financière délivrée par la société.

Le non-respect de ces obligations est susceptible d'emporter des conséquences importantes. En particulier, la tenue d'une comptabilité fictive ou manifestement irrégulière peut constituer un élément caractérisant la banqueroute en cas de procédure collective.

La modification de la durée ou de la date de clôture de l'exercice social

L'exercice social dure le plus souvent douze mois, mais des exceptions existent, notamment pour le premier exercice ou si les statuts prévoient une organisation particulière conforme aux règles applicables.

Le premier exercice peut toutefois être plus court ou plus long, dans les limites applicables selon la situation de la société. Les associés peuvent également décider, au cours de la vie sociale, de modifier les dates d'ouverture ou de clôture des exercices afin d'adapter le fonctionnement de la société à ses besoins.

La date de clôture figurant dans les statuts, sa modification suppose une décision de modification statutaire : selon la forme sociale, elle est prise par les associés, l'associé unique ou l'organe désigné par les statuts. La décision doit être prise avant la date de clôture de l'exercice en cours, en particulier lorsqu'il s'agit de prolonger cet exercice. En effet, une fois l'exercice clos, il n'est plus possible d'en modifier rétroactivement la durée.

La modification des dates de clôture emporte également des conséquences pratiques importantes, notamment sur la durée des mandats sociaux, la mission des commissaires aux comptes et les obligations de publicité. Elle doit donner lieu aux formalités de modification statutaire, de publicité et de déclaration applicables, en pratique via le guichet unique, selon la forme sociale et la nature exacte de la modification.

En pratique, avant de modifier la durée ou la date de clôture d'un exercice, il faut vérifier les statuts, faire voter l'organe compétent avant la clôture concernée et accomplir les formalités requises. En cas de doute, il faut aussi vérifier les conséquences comptables, fiscales et calendaires de ce changement.