Fiche de paie

Sujet initié par Maellouis2919, il y a 13 jours - 182 vues

Bonjour,

Je comprends tout à fait votre difficulté. C'est une situation frustrante, d'autant plus que la Sécurité sociale exige un format spécifique.

Votre employeur a l'obligation légale de vous fournir vos fiches de paie. Le format PDF est devenu un standard et est couramment utilisé par les administrations.

Vos droits concernant les fiches de paie
Délivrance de la fiche de paie : L'article L. 3243-1 du Code du travail impose à l'employeur de remettre une fiche de paie à son salarié au moment du paiement du salaire.

Format de remise : Depuis le 1er janvier 2017, la remise peut se faire sous format électronique (par exemple, PDF), sauf opposition du salarié. Si l'employeur choisit le format électronique, il doit s'assurer que le salarié peut y accéder et le conserver dans des conditions garantissant son intégrité, de manière sécurisée, et pendant 50 ans ou jusqu'aux 75 ans du salarié. Il doit aussi être accessible même après que le salarié ait quitté l'entreprise.

Que faire si votre employeur refuse le format PDF ?
Si votre employeur refuse de vous fournir les fiches de paie au format PDF alors qu'il les a sous ce format, ou s'il les a sous un autre format électronique et refuse de les convertir, voici les démarches que vous pouvez entreprendre :

Demande écrite formelle et motivée :

Envoyez une lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) à votre employeur.

Dans cette lettre, rappelez que la Sécurité sociale vous demande ces documents au format PDF.

Précisez que vous ne disposez pas des outils pour effectuer la conversion vous-même.

Mentionnez l'obligation légale de l'employeur de vous fournir un bulletin de paie accessible et conservable.

Demandez expressément la remise des 12 dernières fiches de paie au format PDF dans un délai raisonnable (par exemple, 8 ou 15 jours).

Conservez une copie de cette lettre et l'avis de réception.

Contactez la Sécurité sociale :

Informez la Sécurité sociale de la difficulté que vous rencontrez avec votre employeur. Ils pourront peut-être vous indiquer une procédure à suivre, ou confirmer que des fiches de paie imprimées et numérisées par vos soins (si vous trouvez une solution de conversion) pourraient être acceptées, ou même qu'ils peuvent accepter un autre format si la lecture est possible.

Solutions alternatives pour la conversion (si vous avez un format imprimé ou image) :

Si votre employeur vous fournit des versions imprimées ou des images (JPEG, PNG), vous pouvez les numériser avec un scanner (souvent disponible dans les bibliothèques municipales, les mairies, les cybercafés, ou même des applications mobiles gratuites comme Adobe Scan ou CamScanner qui transforment des photos en PDF).

Ensuite, pour transformer une image en PDF, il existe de nombreux sites web gratuits comme Smallpdf, Ilovepdf, ou PDF2Go.

Attention : Vérifiez toujours la sécurité de ces sites gratuits si les documents contiennent des informations sensibles.

Si l'employeur persiste dans son refus ou son inertie :

Saisissez l'inspection du travail : L'inspecteur du travail a un rôle de médiation et de contrôle. Il pourra rappeler à votre employeur ses obligations légales et le mettre en demeure de vous fournir les documents dans le format nécessaire.

Saisissez le Conseil de prud'hommes (CPH) : En dernier recours, si l'employeur persiste dans son refus, vous pouvez saisir le Conseil de prud'hommes en référé (procédure d'urgence) pour demander qu'il soit ordonné à l'employeur de vous délivrer vos fiches de paie sous le format exigé, éventuellement sous astreinte (une somme à payer par jour de retard). Le CPH pourrait également vous accorder des dommages et intérêts si ce refus vous a causé un préjudice (par exemple, retard dans le traitement de votre dossier par la Sécurité sociale).

Il est important que vous ayez accès à vos bulletins de paie dans un format utilisable. Commencez par la demande formelle par LRAR, c'est l'étape essentielle pour prouver votre démarche en cas de litige.

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