La déclaration d'un salarié en pratique
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L'embauche d'un salarié ne peut intervenir qu'après déclaration nominative accomplie par l'employeur auprès des organismes de protection sociale désignés à cet effet. L'employeur accomplit cette déclaration dans tous les lieux où sont employés des salariés. Cette dernière est dénommée la déclaration préalable à l'embauche (DPAE).
La DPAE permet à l'employeur d'accomplir les déclarations et demandes suivantes :
- immatriculation de l'employeur au régime général de la Sécurité sociale lors d'une première embauche ;
- immatriculation du salarié à la CPAM ;
- affiliation de l'employeur au régime d'assurance chômage ;
- demande d'adhésion à un service de santé au travail ;
- demande de visite d'information et de prévention ou demande d'examen médical d'aptitude à l'embauche.
La déclaration préalable à l'embauche s'impose à tous les employeurs, y compris les particuliers. Il existe néanmoins des dispositifs simplifiés pour certaines catégories d'entre eux. Toute nouvelle embauche d'un même salarié (intérimaires, etc.) doit faire l'objet d'une déclaration préalable.
I. Les modalités de la DPAE
La déclaration doit être adressée à l'Urssaf dont relève l'établissement dans lequel s'effectue l'embauche, ou à la caisse de mutualité sociale agricole du lieu de travail du salarié lorsque celui-ci relève du régime de protection sociale agricole.
La déclaration doit être adressée avant la prise de fonction ou le début de la période d'essai, au plus tôt dans les huit jours précédant la date prévisible de l'embauche.
En 2026, la déclaration préalable à l'embauche (DPAE) doit être transmise par voie électronique, soit via le portail net-entreprises.fr, soit directement sur le site de l'Urssaf, par saisie en ligne du formulaire Cerfa n°14738* ou par dépôt d'un fichier généré par le logiciel de paie.
L'envoi par courrier recommandé avec accusé de réception au service des déclarations d'embauche de l'Urssaf compétente reste possible à titre exceptionnel, notamment en cas d'impossibilité technique avérée.
L'employeur doit remettre au salarié, lors de son embauche, une copie de la déclaration ou de l'accusé de réception. En pratique, cette obligation est réputée satisfaite lorsque le salarié dispose d'un contrat de travail écrit mentionnant l'organisme destinataire de la déclaration.
Certaines catégories de personnel sont exonérées de déclaration préalable à l'embauche (c'est le cas des stagiaires, par exemple), ainsi que les adhérents à certaines offres de service de simplification.
II. Les sanctions en cas de non-déclaration
L'employeur qui omet d'effectuer la déclaration préalable à l'embauche (DPAE) s'expose à plusieurs types de sanctions :
- civiles : régularisation par l'Urssaf des cotisations et contributions sociales éludées en raison de l'absence de déclaration ;
- administratives : pénalité forfaitaire de 1 212 euros par salarié concerné (montant 2026) ;
- pénales : l'omission intentionnelle de la DPAE constitue un délit de travail dissimulé par dissimulation d'emploi salarié, puni de 45 000 euros d'amende et trois ans d'emprisonnement pour une personne physique, ou de 225 000 euros d'amende assortie de peines complémentaires (telles que la mise sous surveillance judiciaire) pour une personne morale.
En outre, l'employeur qui n'envoie pas la déclaration par voie dématérialisée, alors qu'il y est légalement tenu, encourt une pénalité égale à 0,5% du plafond mensuel de la Sécurité sociale par salarié, soit 3 792 euros pour l'année 2026.
Enfin, le fait de ne pas remettre copie de la DPAE au salarié est passible d'une amende correspondant à une contravention de 4? classe, soit jusqu'à 750 euros.
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