Bonjour,
1/ Le droit
Lorsqu'un employeur décide de faire quitter leur poste aux salariés plus tôt que prévu en raison de fortes chaleurs ou d'une situation de canicule, les heures non travaillées ne résultent pas, en principe, d'une absence volontaire des salariés.
Il s'agit d'une décision prise par l'entreprise pour protéger la santé et la sécurité des salariés face aux risques liés aux températures élevées.
L'employeur est en effet tenu de prendre les mesures nécessaires afin d'assurer la sécurité et de protéger la santé physique et mentale des travailleurs. En période de canicule, il doit évaluer les risques liés à la chaleur et adapter, lorsque cela est nécessaire, l'organisation du travail.
Selon la situation, les mesures peuvent notamment consister à :
– aménager les horaires de travail ;
– avancer les heures de prise de poste ;
– limiter le travail pendant les périodes les plus chaudes ;
– prévoir des pauses supplémentaires ;
– mettre à disposition de l'eau potable et fraîche ;
– adapter le rythme ou la charge de travail ;
– organiser le travail dans des locaux moins exposés ;
– ou décider d'interrompre l'activité et de faire partir les salariés plus tôt lorsque les conditions de travail présentent un risque pour leur santé ou leur sécurité.
Lorsque la réduction de la journée de travail résulte d'une décision de l'employeur, les salariés restent à la disposition de l'entreprise et ne sont pas responsables de l'impossibilité d'effectuer l'intégralité de leur horaire habituel.
En principe, les heures ainsi non travaillées doivent donc rester rémunérées normalement et ne doivent pas être déduites du salaire.
L'employeur ne peut pas considérer automatiquement ces heures comme une absence injustifiée, ni effectuer une retenue sur salaire au seul motif que les salariés ont quitté leur poste avant l'horaire habituel alors que ce départ a été demandé ou autorisé par l'entreprise.
De même, l'employeur ne peut pas imposer unilatéralement aux salariés de « rendre » les heures non travaillées sans respecter les règles applicables.
Une récupération peut éventuellement être organisée lorsque les conditions légales ou conventionnelles sont réunies. Toutefois, elle doit être formellement décidée, organisée dans le respect des règles relatives à la durée du travail et clairement portée à la connaissance des salariés.
Selon la situation de l'entreprise, d'autres dispositifs peuvent également être applicables, notamment :
– un accord d'aménagement du temps de travail ;
– un dispositif de modulation ou d'annualisation des horaires ;
– l'utilisation de jours de repos dans les conditions prévues par un accord collectif ;
– la récupération de certaines heures perdues lorsque les conditions légales sont remplies ;
– le recours à l'activité partielle lorsque les circonstances et les conditions administratives le permettent ;
– ou, dans le secteur du bâtiment et des travaux publics, un dispositif particulier lié aux intempéries lorsqu'il est applicable.
L'existence et les conditions de mise en œuvre de ces dispositifs doivent être vérifiées au regard de la convention collective, des accords d'entreprise et de la situation concrète.
En l'absence d'un dispositif légal, conventionnel ou collectif applicable, les heures non travaillées à la suite d'une décision de l'employeur doivent, en principe, être maintenues et rémunérées.
2/ Les solutions
Votre démarche consistant à faire partir les salariés plus tôt en raison de la canicule semble avoir été motivée par la volonté de protéger leur santé et leur sécurité.
Cette décision peut être nécessaire lorsque les températures rendent les conditions de travail difficiles ou présentent un risque, notamment en cas de travail physique, de travail en extérieur, d'exposition directe au soleil ou d'activité dans des locaux insuffisamment ventilés.
Il est compréhensible que vous vous interrogiez ensuite sur le traitement des heures qui n'ont pas été effectuées et sur la possibilité de demander leur récupération.
La priorité reste la protection des salariés. Toutefois, il est également légitime, en tant qu'employeur, de chercher une solution permettant de limiter les conséquences organisationnelles et financières de la réduction du temps de travail.
Dans un premier temps, il est important de conserver une trace écrite des raisons ayant conduit à faire partir les salariés plus tôt.
Vous pouvez notamment préciser :
– la date concernée ;
– les températures constatées ou annoncées ;
– les conditions de travail dans l'entreprise ;
– les difficultés rencontrées ;
– les risques identifiés pour les salariés ;
– les mesures déjà mises en place ;
– l'heure à laquelle l'activité a été interrompue ;
– ainsi que les raisons pour lesquelles le maintien au poste n'était plus considéré comme suffisamment sûr.
Ces éléments peuvent être conservés dans un document interne, dans l'évaluation des risques professionnels ou dans les échanges adressés aux salariés.
Il est également conseillé de vérifier si le risque lié aux fortes chaleurs est correctement pris en compte dans le document unique d'évaluation des risques professionnels.
Si les épisodes de canicule sont susceptibles de se reproduire, vous pouvez prévoir à l'avance une procédure interne précisant les mesures qui seront mises en œuvre selon le niveau de chaleur et les conditions de travail.
Dans un deuxième temps, il convient de vérifier votre convention collective ainsi que les éventuels accords applicables dans l'entreprise.
Ces textes peuvent prévoir des règles particulières concernant :
– l'aménagement des horaires en période de fortes chaleurs ;
– la récupération des heures perdues ;
– la modulation du temps de travail ;
– l'annualisation des horaires ;
– l'utilisation de jours de repos ;
– les conditions de modification des horaires ;
– ou les dispositifs spécifiques applicables à votre secteur d'activité.
Si un accord d'aménagement du temps de travail est déjà en vigueur, il peut éventuellement permettre d'ajuster les horaires sur une période plus longue.
Toutefois, il convient de respecter les délais d'information, les limites prévues par l'accord ainsi que les durées maximales de travail et les temps de repos obligatoires.
Si vous envisagez une récupération des heures, il est préférable de ne pas demander simplement aux salariés de rester plus tard un autre jour ou de travailler davantage sans formaliser la mesure.
Vous devez d'abord vérifier que les heures concernées peuvent légalement faire l'objet d'une récupération et déterminer les modalités applicables.
Il conviendra notamment de préciser :
– le nombre exact d'heures concernées ;
– les salariés concernés ;
– les dates prévues pour la récupération ;
– la durée pendant laquelle les heures seront réparties ;
– les horaires qui seront temporairement modifiés ;
– ainsi que les règles relatives aux durées maximales de travail et aux repos obligatoires.
Les salariés doivent être informés clairement et suffisamment à l'avance des nouvelles modalités.
Il est également conseillé de consulter le comité social et économique (CSE), lorsqu'il existe et lorsque les règles applicables imposent ou justifient cette consultation.
Si aucun dispositif ne permet la récupération, il est préférable de maintenir la rémunération des heures concernées et de ne pas effectuer de retenue sur salaire.
Une retenue pourrait être contestée par les salariés, notamment si leur départ anticipé résultait d'une décision prise par l'employeur.
De même, il est déconseillé de déduire automatiquement ces heures des congés payés, des jours de repos ou d'un compteur d'heures sans vérifier que cette possibilité est prévue et sans respecter les règles applicables.
Pour les prochains épisodes de fortes chaleurs, vous pouvez envisager une organisation anticipée.
Vous pourriez notamment :
– avancer temporairement les horaires afin que les salariés travaillent pendant les périodes les moins chaudes ;
– prévoir des horaires décalés ;
– augmenter la fréquence des pauses ;
– limiter les tâches physiques pendant les heures les plus chaudes ;
– organiser une rotation des équipes ;
– privilégier certaines activités dans des zones plus fraîches ;
– mettre en place du télétravail lorsque les fonctions le permettent ;
– reporter les tâches non urgentes ;
– ou adapter temporairement la charge de travail.
Toute modification des horaires doit toutefois respecter les dispositions du contrat de travail, de la convention collective, des accords applicables et les délais d'information des salariés.
Il est également important d'informer les salariés de manière claire sur le traitement des heures non travaillées.
Vous pouvez leur préciser que leur départ anticipé résultait d'une décision prise pour assurer leur sécurité et leur indiquer si les heures seront maintenues, aménagées ou récupérées dans le cadre d'un dispositif applicable.
Une communication transparente permettra d'éviter les incompréhensions et les inquiétudes concernant leur rémunération.
Si vous envisagez de mettre en place un dispositif particulier, il peut être utile de solliciter l'avis de votre service de paie, de votre expert-comptable, de votre organisation professionnelle ou d'un conseil en droit du travail.
Ces professionnels pourront vérifier les règles applicables à votre convention collective et à votre secteur d'activité.
Dans votre situation, il est important de ne pas traiter le départ anticipé comme une absence imputable aux salariés, puisque la décision a été prise par l'entreprise pour des raisons de sécurité.
Vous avez pris une mesure destinée à protéger les salariés face aux risques liés à la canicule. Cette démarche répond aux obligations de prévention de l'employeur.
Toutefois, si vous souhaitez organiser une récupération ou un aménagement des heures, cette mesure doit reposer sur un cadre juridique ou conventionnel applicable, être clairement décidée et être portée à la connaissance des salariés.
En l'absence d'un tel dispositif, la solution la plus sécurisée consiste à maintenir la rémunération des heures concernées et à anticiper les prochains épisodes de fortes chaleurs en adaptant l'organisation du travail.
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Votre bien dévoué,
Xavier DAUSSE
