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Dans une association relevant du droit local d'Alsace-Moselle, régie notamment par les articles 21 à 79-III du Code civil local, les règles relatives à la composition, à la désignation et au fonctionnement du conseil d'administration dépendent principalement des dispositions prévues par les statuts de l'association.
Il convient donc, en premier lieu, de consulter attentivement les statuts afin de vérifier s'ils prévoient la possibilité, pour le conseil d'administration, de coopter un ou plusieurs administrateurs lorsqu'un poste devient vacant ou lorsque le nombre d'administrateurs doit être complété.
Lorsque la cooptation est expressément prévue par les statuts et que la procédure statutaire a été respectée, les personnes cooptées acquièrent la qualité d'administrateur. Elles deviennent alors de véritables membres du conseil d'administration et disposent, en principe, des mêmes droits et sont soumises aux mêmes obligations que les autres administrateurs.
Elles peuvent ainsi participer aux réunions du conseil d'administration, prendre part aux débats, être comptabilisées dans les conditions prévues pour le quorum et exercer leur droit de vote, sauf disposition contraire expressément prévue par les statuts.
La décision de cooptation doit toutefois avoir été prise régulièrement. Il convient notamment de vérifier que le conseil d'administration a été valablement convoqué, que les règles relatives au quorum et à la majorité ont été respectées et que la décision figure dans le procès-verbal de la réunion.
Les personnes concernées doivent également avoir accepté leur nomination. Il est recommandé que cette acceptation soit constatée par écrit ou mentionnée dans le procès-verbal du conseil d'administration.
Lorsque la modification de la composition de la direction de l'association doit faire l'objet d'une déclaration ou d'une inscription auprès du registre des associations, les formalités nécessaires doivent également être accomplies auprès du tribunal compétent.
En pratique, les statuts prévoient fréquemment que la cooptation présente un caractère provisoire et qu'elle doit être soumise à la ratification de la prochaine assemblée générale. Cette ratification permet alors de confirmer la nomination des administrateurs cooptés.
Toutefois, lorsqu'aucune disposition statutaire ne prévoit que les administrateurs cooptés sont privés du droit de vote dans l'attente de cette ratification, ils participent normalement aux réunions du conseil d'administration et prennent part aux votes dans les mêmes conditions que les autres administrateurs.
Ainsi, le seul fait que la prochaine assemblée générale n'ait pas encore ratifié leur cooptation ne suffit pas nécessairement à les priver de leur qualité d'administrateur ou de leur droit de vote.
La situation doit néanmoins être appréciée au regard de la rédaction exacte des statuts. Si ceux-ci prévoient que la nomination ne devient effective qu'après la ratification de l'assemblée générale, les personnes cooptées pourraient ne disposer, dans l'intervalle, que des droits expressément prévus par les statuts.
2/ Les solutions
Je comprends que cette situation puisse susciter des interrogations, notamment lorsque la participation ou le droit de vote des administrateurs cooptés est contesté. Une incertitude sur la composition du conseil d'administration peut également créer des tensions et faire naître des doutes sur la validité des décisions prises.
La première démarche consiste à relire attentivement les statuts de l'association. Il convient de rechercher les articles relatifs :
à la composition du conseil d'administration ; au nombre minimal et maximal d'administrateurs ; aux modalités de nomination ou d'élection des administrateurs ; au remplacement des administrateurs en cas de vacance d'un poste ; à la possibilité de procéder à une cooptation ; à la durée du mandat des administrateurs cooptés ; à une éventuelle ratification par l'assemblée générale ; aux conditions de participation aux réunions et d'exercice du droit de vote ; aux règles de quorum et de majorité.
Si les statuts autorisent expressément la cooptation et ne prévoient aucune limitation particulière, les administrateurs cooptés doivent, en principe, être considérés comme des membres à part entière du conseil d'administration. Ils peuvent alors participer aux débats et prendre part aux votes, y compris avant la ratification de leur nomination par la prochaine assemblée générale.
Il conviendra ensuite de vérifier que la procédure de cooptation a été régulièrement respectée. Il sera notamment utile de contrôler la convocation du conseil d'administration ayant procédé à la nomination, le respect du quorum, le résultat du vote ainsi que la rédaction du procès-verbal.
Le procès-verbal devrait préciser l'identité des personnes cooptées, la date de prise d'effet de leur mandat, les raisons de leur nomination et, le cas échéant, le caractère provisoire de la cooptation jusqu'à la prochaine assemblée générale.
Si les statuts prévoient une ratification par l'assemblée générale, il est recommandé d'inscrire clairement cette question à l'ordre du jour de la prochaine assemblée. Les membres pourront alors confirmer ou refuser la nomination des administrateurs concernés, dans les conditions de majorité prévues par les statuts.
Dans l'attente de cette assemblée générale, les administrateurs cooptés peuvent normalement continuer à participer aux réunions et à voter, sauf si les statuts prévoient expressément que leurs droits sont suspendus ou limités jusqu'à la ratification.
Afin d'éviter toute contestation ultérieure, il peut être utile de faire confirmer cette interprétation par écrit au sein du conseil d'administration et de mentionner dans les procès-verbaux que les administrateurs cooptés participent aux délibérations et aux votes conformément aux dispositions statutaires.
Si les statuts sont silencieux, imprécis ou contradictoires concernant la cooptation, la situation est plus délicate. Il conviendra alors d'interpréter les dispositions statutaires dans leur ensemble, en tenant compte du fonctionnement habituel de l'association et des décisions prises antérieurement.
Dans ce cas, afin de sécuriser le fonctionnement de l'association, il peut être prudent de soumettre rapidement la nomination des administrateurs concernés à l'assemblée générale. Une ratification claire permettra de réduire les risques de contestation concernant leur qualité, leur droit de vote ou la validité des décisions auxquelles ils ont participé.
Il peut également être envisagé de modifier les statuts afin d'y préciser expressément les conditions de la cooptation. Les statuts pourraient notamment indiquer la durée du mandat des administrateurs cooptés, leurs droits dans l'attente de la ratification ainsi que les conséquences d'un éventuel refus de ratification par l'assemblée générale.
Enfin, si un désaccord important persiste ou si la validité de décisions déjà adoptées est contestée, il peut être utile de solliciter l'avis d'un professionnel du droit connaissant le droit local des associations d'Alsace-Moselle. Celui-ci pourra examiner la rédaction exacte des statuts, les procès-verbaux concernés et les circonstances dans lesquelles les cooptations sont intervenues.
En résumé, si la cooptation est autorisée par les statuts, si la procédure a été régulièrement respectée et si aucune disposition ne limite leurs droits dans l'attente de la prochaine assemblée générale, les administrateurs cooptés disposent normalement des mêmes droits que les autres administrateurs, notamment du droit de participer aux réunions et de voter au sein du conseil d'administration.
Votre bien dévoué,
Xavier DAUSSE
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