Fin du contrat de travail : les 4 documents à se voir remettre

Par Alexia.fr, sous la direction de Benoît ChancerelFondateur d'Alexia | Pionnier de la LegalTech et expert en digitalisation du droit depuis plus de 15 ans. Publié le 29/01/2018 à 14h28

La rupture du contrat de travail est décidée par l’employeur, le salarié ou d’un commun accord ? Peu importe, l’employeur va devoir respecter un certain nombre d’obligations administratives, notamment des documents administratifs destinés au salarié. Le salarié qui n’arrive pas à obtenir un document de fin de contrat ou se le voit remettre de façon tardive peut obtenir des dommages et intérêts s’il démontre en justice que cela lui a causé un préjudice. Quels sont ces documents de fin de contrat et comment sont-ils remis ?

Une attestation Pôle emploi pour faire valoir ses droits au chômage

L’attestation Pôle emploi est un document très simple à préparer pour l’employeur puisqu’il utilise un formulaire spécifique. Cette attestation peut se remplir directement en ligne sur le site de Pôle emploi, doit se remplir de façon dématérialisée si l’entreprise compte au moins 10 salariés.
Il faut savoir que depuis peu, l’attestation Pôle emploi est intégrée dans la déclaration sociale nominative (DSN). L'employeur réalise un signalement de fin de contrat qui génère une attestation employeur dématérialisée (AED) envoyée directement à Pôle Emploi. L'attestation employeur rematérialisée (AER) est ensuite récupérée sur le tableau de bord de la DSN par l'employeur et remise sous format papier au salarié. Si un bug empêche la réalisation de l’AER, l’employeur doit remettre au salarié une attestation écrite remplie par tout autre moyen.
L’attestation Pôle emploi, est-ce vraiment utile de l’exiger quand on quitte une entreprise ? Oui, sans discussion. Ce document est très important car il permet de faire valoir ses droits au chômage. Il faut toutefois savoir que l’employeur n’est pas légalement tenu d’envoyer ce document au salarié mais seulement de le tenir à sa disposition. Il ne faut donc pas hésiter à demander à son employeur quelle méthode de transmission se pratique dans l’entreprise en matière d’attestation Pôle emploi.

Un certificat de travail pour prouver sa liberté de tout engagement

Le certificat de travail est établi par l’employeur et permet d’attester de l’emploi occupé par le salarié et de sa sortie de l’entreprise. Si l’employeur est libre de l’établir selon la forme qu’il souhaite, il doit cependant veiller à y faire figurer un certain nombre de mentions obligatoires : dates d’entrée et de sortie du salarié, nature du poste… Les conventions collectives peuvent prévoir des mentions additionnelles au cadre défini par la loi.
Là encore ce document doit uniquement être tenu à la disposition du salarié et n’a pas forcément à lui être envoyé. La portée pratique de ce document reste en pratique limitée, de nombreux employeurs n’exigeant pas à l’embauche la transmission des précédents certificats de travail. Il peut néanmoins appuyer la preuve des périodes d’emploi en cas de perte de bulletins de salaire.

Un solde de tout compte pour récapituler les sommes perçues à l'occasion de la fin du contrat de travail

Le reçu pour solde de tout compte constitue un inventaire des sommes versées au salarié à l’occasion de la rupture du contrat de travail. Ce document écrit est établi par l’employeur. Il faut y faire figurer le total des sommes dues au salarié, c’est-à-dire ses salaires et primes bien sûr, les éventuelles indemnités de fin de contrat….
Ce document doit aussi mentionner qu’il est établi en double exemplaire dont l’un est remis au salarié avec le dernier bulletin de paie. Il est particulièrement important de le dater pour qu’il ait de la valeur. En le signant, le salarié reconnaît avoir perçu les sommes qui y sont mentionnées. Il dispose toutefois toujours du droit de contester le montant y figurant dans un délai de 6 mois.

Un état récapitulatif de l'épargne salariale

La remise de ce document ne s’impose que si l’entreprise dispose bien sûr d’un dispositif d’épargne salariale (intéressement, participation, plan d’épargne, etc.). Ce document précise notamment la description des avoirs acquis ou transférés dans l’entreprise par accord de participation et plans d’épargne et l’identité et l’adresse des teneurs de registre auprès desquels le salarié bénéficiaire a un compte.
Les organismes financiers gérant l’épargne salariale dans l’entreprise peuvent fournir à l’employeur des modèles voire réaliser eux-mêmes cet état récapitulatif.

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Une attestation Pôle emploi pour faire valoir ses droits au chômage

Un certificat de travail pour prouver sa liberté de tout engagement

Un solde de tout compte pour récapituler les sommes perçues à l'occasion de la fin du contrat de travail

Un état récapitulatif de l'épargne salariale