Rgpd conservation données

Sujet initié par do7, il y a 1 jour - 151 vues

Bonjour,

La question de la durée de conservation des données clients est fondamentale en matière de RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données). Il n'y a pas de durée unique, car elle dépend des finalités pour lesquelles vous collectez et traitez les données.

Pour votre activité de réparation d'électroménager avec prise de rendez-vous et paiement en ligne, et une garantie d'un an, voici les principes et les durées généralement admises par la CNIL (Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés) :

Principes Clés du RGPD

Minimisation des données : Ne collectez que les données strictement nécessaires à la finalité du traitement.

Limitation de la conservation : Ne conservez pas les données plus longtemps que nécessaire pour les finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Finalité : Chaque traitement de données doit avoir une finalité légitime et déterminée.

Durées de Conservation Spécifiques à Votre Activité

Voici les principales finalités de traitement pour vos données clients et les durées de conservation associées :

1. Gestion de la relation client (y compris la prestation de service et la garantie) :

Finalité : Gérer les rendez-vous, effectuer les réparations, la facturation, le service après-vente (SAV), et l'application de la garantie.

Données concernées : Nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, e-mail, historique des interventions (type de panne, date d'intervention, réparations effectuées, pièces changées), informations sur l'appareil (modèle, numéro de série).

Durée de conservation "active" : Généralement, les données peuvent être conservées dans votre base active (facilement accessible par vos services opérationnels) pendant la durée de la relation commerciale, c'est-à-dire jusqu'à la fin de la prestation et surtout pendant toute la durée de la garantie légale et commerciale.

Puisque vous offrez une garantie d'un an, vous devez pouvoir conserver les données pour cette finalité au moins 1 an après la fin de la réparation.

Il est également important de considérer la garantie légale de conformité, qui est de 2 ans à compter de la délivrance du bien (ou de la réparation si elle est considérée comme une délivrance de service associée à une garantie du produit réparé). Vous pourriez donc justifier de conserver ces données pendant 2 ans après l'intervention pour pouvoir faire face à d'éventuels litiges ou demandes de mise en œuvre de la garantie légale.

2. Données de facturation et comptables :

Finalité : Respect des obligations légales en matière fiscale et comptable.

Données concernées : Identité du client, adresse, montant des prestations, dates de paiement, numéro de facture, etc.

Durée de conservation : 10 ans à compter de la clôture de l'exercice comptable. Ces données sont généralement archivées après la période de conservation active.

3. Données de paiement par carte bancaire (sur votre site web) :

Finalité : Réalisation de la transaction.

Données concernées : Informations de la carte bancaire.

Durée de conservation : Ces données ne doivent pas être conservées directement par vous après la validation du paiement. Elles sont traitées par une solution de paiement sécurisée (stripe, paypal, etc.) qui est elle-même conforme au RGPD et aux normes de sécurité PCI DSS. Vous ne devriez conserver que les informations permettant de tracer la transaction (référence transaction, montant, date), mais pas les numéros de carte complets.

En cas de besoin de gestion des litiges de paiement : Les données de la transaction peuvent être conservées le temps de la prescription applicable aux litiges commerciaux (généralement 5 ans à partir de la date de la transaction).

4. Prospection commerciale (si vous en faites) :

Finalité : Envoyer des offres commerciales à vos anciens clients.

Données concernées : Nom, prénom, e-mail, téléphone.

Durée de conservation : 3 ans à compter de la fin de la relation commerciale (c'est-à-dire le dernier contact ou la dernière prestation). Au-delà, vous devez obtenir un nouveau consentement ou supprimer les données, sauf si le client est toujours actif.

5. Données de connexion et cookies (pour votre site web) :

Finalité : Mesure d'audience, fonctionnement du site.

Données concernées : Adresses IP, identifiants de session, etc.

Durée de conservation : 13 mois maximum pour les identifiants de connexion et les cookies de mesure d'audience non anonymes.

6. Données de preuves en cas de litige :

Finalité : Se défendre en cas de contentieux (impayés, contestation de service, etc.).

Données concernées : Toutes les données pertinentes pour prouver l'exécution du contrat, les échanges avec le client, etc.

Durée de conservation : Jusqu'à la fin des délais de prescription légale applicables. Pour les contrats commerciaux, le délai de prescription de droit commun est de 5 ans à partir de la fin de la relation contractuelle (art. 2224 du Code civil).

En Résumé pour la Réparation d'Électroménager avec Garantie d'un an :

Phase active (gestion de la prestation et de la garantie) : Vous pouvez conserver les données dans votre base active au moins 1 an après la fin de l'intervention (fin de la garantie commerciale). Pour couvrir la garantie légale de conformité, il est prudent de les conserver 2 ans après l'intervention.

Phase d'archivage intermédiaire (pour obligations légales et litiges) :

Pour les données comptables et de facturation : 10 ans après la clôture de l'exercice.

Pour les données nécessaires en cas de litige (contractuel, impayé) : 5 ans à compter de la fin du contrat ou de la dernière action (dernier contact, paiement, etc.). Ces données doivent être archivées avec des accès restreints et spécifiques.

Phase de suppression ou d'anonymisation : Au-delà de ces durées, les données doivent être supprimées ou anonymisées de manière irréversible.

Ce que vous devez faire concrètement :

Établir une politique de conservation des données : Définissez clairement, pour chaque type de données (client, facturation, paiement, SAV), la finalité, la base légale du traitement, et la durée de conservation.

Informer vos clients : Mentionnez ces durées dans votre politique de confidentialité ou vos conditions générales de service sur votre site web.

Mettre en place des procédures d'archivage et de suppression : Assurez-vous que vos systèmes vous permettent d'archiver les données de manière sécurisée (avec des accès restreints) et de les supprimer automatiquement ou manuellement à l'issue des délais fixés.

En cas de doute ou pour des cas très spécifiques, n'hésitez pas à consulter un avocat en droit des données ou le site de la CNIL qui fournit de nombreuses fiches pratiques et des référentiels.

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Bonjour,

Dans le cadre du RGPD, la conservation des données personnelles doit être limitée à la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

Dans votre cas :

Données liées à la prestation et à la facturation : vous pouvez les conserver pendant 5 ans à des fins probatoires (prescription civile).

Données nécessaires à la garantie : vous pouvez les conserver jusqu’à 1 an après la prestation, soit la durée de garantie.

Données liées à la comptabilité (facturation) : conservation légale 10 ans (obligation comptable).

Données marketing (email, téléphone, etc.) : si vous avez le consentement, conservation 3 ans à compter du dernier contact ou de la fin de la relation commerciale.

Pensez à informer vos clients dans votre politique de confidentialité et à prévoir une politique d’archivage ou d’effacement en fin de durée.

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