Bonjour,
1/ Le droit
Les documents administratifs, comptables et bancaires d'une association — notamment les statuts, procès-verbaux, factures, pièces comptables, relevés bancaires, contrats, dossiers administratifs et documents relatifs aux adhérents — appartiennent à l'association ou doivent, à tout le moins, rester à sa disposition lorsqu'ils ont été établis ou conservés pour les besoins de son fonctionnement.
Le président d'une association en est le représentant et le dirigeant pendant la durée de son mandat, mais il ne devient pas personnellement propriétaire des archives associatives qu'il conserve à son domicile.
Par conséquent, en cas de décès de l'ancien président, ses héritiers n'ont en principe pas vocation à conserver les documents appartenant à l'association. Le fait que ces documents se trouvent matériellement au domicile du défunt ne suffit pas à les intégrer à son patrimoine personnel.
La famille ne peut donc pas, en principe, décider librement de trier, éliminer ou conserver certains documents de l'association, notamment parce qu'ils comporteraient des informations financières ou bancaires.
Il faut néanmoins distinguer les archives appartenant manifestement à l'association des documents personnels du président décédé qui pourraient être mélangés avec celles-ci. Pour ces derniers, la famille conserve naturellement ses droits. C'est pourquoi il est préférable d'organiser une restitution contradictoire permettant d'identifier précisément ce qui relève de l'association.
Les nouveaux dirigeants doivent pouvoir récupérer les archives nécessaires pour assurer la continuité juridique, administrative, comptable et financière de l'association et satisfaire à leurs propres obligations de conservation des documents.
2/ Les solutions
Dans un premier temps, je vous conseille d'éviter une récupération informelle des documents et d'organiser la demande officiellement au nom de l'association.
Le nouveau président ou, selon les statuts, le bureau doit adresser aux héritiers une lettre recommandée avec accusé de réception demandant la restitution des archives de l'association.
Cette lettre doit être aussi précise que possible. Il est préférable d'établir une liste des documents dont vous connaissez l'existence : statuts et modifications, récépissés administratifs, registres, procès-verbaux d'assemblées générales et de réunions, comptabilité, factures, relevés bancaires, chéquiers ou documents bancaires, contrats d'assurance, contrats avec des prestataires, dossiers de subventions, correspondances administratives et fichiers relatifs aux adhérents.
Précisez également que vous demandez la restitution de l'ensemble des archives associatives, y compris celles dont vous ignoreriez actuellement l'existence, afin d'éviter que la famille considère que seuls les documents expressément énumérés doivent être rendus.
Il est également préférable de proposer une solution matérielle simple : par exemple, fixer un rendez-vous pour procéder à la remise des cartons et dossiers, avec établissement d'un inventaire signé par les deux parties. Cette méthode permettra de savoir exactement ce qui a été restitué et évitera les contestations ultérieures.
Si les archives de l'association sont mélangées avec des documents strictement personnels du président décédé, vous pouvez proposer qu'un tri contradictoire soit effectué uniquement dans le but de séparer les documents personnels des archives associatives. En revanche, la famille ne devrait pas profiter de cette opération pour sélectionner les documents associatifs qu'elle souhaite ou non restituer.
Concernant les documents bancaires, le fait qu'ils mentionnent des opérations effectuées pendant la présidence du défunt ne signifie pas qu'ils deviennent personnels. Les relevés du compte bancaire de l'association sont nécessaires à sa comptabilité et doivent rester accessibles aux dirigeants actuels.
Si la famille accepte de restituer les documents, établissez impérativement un bordereau de remise. Vous pouvez y indiquer le nombre de classeurs, cartons ou dossiers remis et, lorsque cela est possible, leur contenu et les périodes concernées. Faites signer ce document par la personne qui remet les archives et par le représentant de l'association qui les récupère.
En revanche, si la famille refuse de restituer les archives, n'en restitue qu'une partie ou ne répond pas, adressez-lui une mise en demeure formelle, toujours par lettre recommandée avec accusé de réception, en fixant un dernier délai précis pour procéder à la remise.
Dans cette mise en demeure, rappelez que les documents concernés sont des archives nécessaires au fonctionnement de l'association et qu'à défaut de restitution volontaire, l'association se réserve la possibilité de saisir la juridiction compétente afin d'obtenir leur remise.
Si cette mise en demeure reste sans effet et que l'absence des documents compromet le fonctionnement de l'association — par exemple sa comptabilité, ses démarches bancaires, une demande de subvention ou le respect d'une échéance administrative —, l'association pourra envisager de saisir le président du tribunal judiciaire en référé afin de demander une mesure rapide.
Elle pourra notamment solliciter une ordonnance imposant la restitution des documents, éventuellement assortie d'une astreinte, c'est-à-dire d'une somme due par jour de retard tant que les documents ne sont pas remis.
Avant cette procédure, il peut être particulièrement utile de faire intervenir un commissaire de justice (anciennement huissier de justice), notamment pour délivrer une sommation ou constater un refus de restitution. Si le conflit est important ou si les archives sont nombreuses et difficiles à identifier, l'assistance d'un avocat est également recommandée.
Enfin, parallèlement à la récupération matérielle des archives, contactez rapidement la banque, l'assureur, l'expert-comptable éventuel et les principaux organismes partenaires de l'association afin de signaler le changement de président et de sécuriser l'accès aux comptes et aux documents. Certains relevés, contrats ou justificatifs manquants pourront ainsi éventuellement être obtenus directement auprès de ces organismes.
En résumé, il faut procéder progressivement : faire un inventaire des documents manquants, demander officiellement leur restitution, organiser une remise contradictoire avec inventaire puis, en cas de refus, mettre la famille en demeure avant d'envisager une procédure en référé pour obtenir la restitution sous astreinte.
Votre bien dévoué,
Merci de cliquer sur le bouton vert : « Question résolue ».
Xavier DAUSSE
Merci, de votre rapidité
Et vous avez répondu à ma question.
Cordialement
