Bonjour,
1/ Le droit
En votre qualité de salariée, vous n'avez pas à vous substituer au gérant dans les décisions et démarches qui relèvent de sa responsabilité de dirigeant.
Votre obligation consiste essentiellement à exécuter correctement les missions qui vous sont confiées et à signaler à votre employeur les difficultés qui vous empêchent de les accomplir normalement, particulièrement lorsque celles-ci peuvent avoir des conséquences comptables, fiscales ou financières pour l'entreprise.
Ainsi, si l'absence d'une démarche ou d'une inscription devant être effectuée par le gérant vous empêche de comptabiliser certaines factures, d'effectuer des paiements, de produire des documents comptables fiables ou de respecter certaines échéances, vous devez l'en informer.
En revanche, vous ne disposez pas, en tant que salariée, d'un pouvoir vous permettant de contraindre personnellement le gérant à accomplir une formalité qui relève de ses fonctions.
La distinction est donc importante : vous devez alerter, mais vous n'avez pas à prendre à sa place une décision qui relève de la direction de l'entreprise.
Si vous avez clairement signalé le problème, expliqué ses conséquences et conservé la preuve de vos alertes, votre situation sera beaucoup plus protectrice s'il vous est ultérieurement reproché un retard, une anomalie ou une difficulté dans la tenue de la comptabilité résultant précisément de l'inaction du dirigeant.
2/ Les solutions
Votre priorité doit désormais être de formaliser vos alertes par écrit, même si vous avez déjà évoqué plusieurs fois le problème oralement avec le gérant.
Je vous conseille d'adresser un courriel professionnel, factuel et relativement court dans lequel vous rappelez la démarche qui doit être effectuée, les éléments qui vous manquent et les opérations que vous ne pouvez pas réaliser tant que la situation n'est pas régularisée.
Il est préférable d'éviter les formulations accusatrices telles que « vous refusez de faire le nécessaire » ou « vous mettez l'entreprise en danger ». Restez strictement sur votre domaine professionnel et décrivez les conséquences concrètes.
Vous pouvez, par exemple, préciser que l'absence de régularisation vous empêche de traiter certaines factures, bloque certains paiements ou ne vous permet pas de garantir la bonne tenue des opérations comptables concernées.
L'objectif de ce courriel est double : obtenir la régularisation de la situation et constituer la preuve que vous avez alerté votre employeur en temps utile.
Conservez personnellement la trace professionnelle de vos alertes dans le respect de vos obligations de confidentialité et des règles de l'entreprise. Vous devez pouvoir démontrer, si nécessaire, à quelle date vous avez identifié le problème, quand vous l'avez signalé et quelles conséquences vous aviez annoncées.
Si aucune réponse n'intervient, vous pouvez effectuer une seconde relance écrite, en indiquant que le problème persiste et que vous restez dans l'impossibilité d'effectuer correctement les opérations concernées.
Cette deuxième alerte est particulièrement importante si une échéance approche. Par exemple, si l'absence de régularisation risque d'empêcher une déclaration, un paiement, une clôture comptable ou la production d'un document obligatoire, indiquez précisément l'échéance concernée et les conséquences prévisibles du maintien de la situation.
Si le blocage devient suffisamment sérieux pour compromettre la bonne tenue de la comptabilité, vous pouvez également, selon l'organisation de l'entreprise, alerter votre supérieur hiérarchique.
Si l'entreprise travaille avec un expert-comptable, vous pouvez également lui signaler la difficulté lorsque cela entre dans le cadre normal de vos échanges professionnels avec lui. Présentez simplement la situation et demandez-lui quelle conduite comptable adopter en l'absence des éléments nécessaires.
De même, s'il existe un commissaire aux comptes, certaines difficultés importantes peuvent relever de son attention. Toutefois, là encore, il convient de rester dans votre rôle et de ne lui transmettre que des informations professionnelles objectives auxquelles vous avez légitimement accès.
En revanche, évitez absolument de modifier artificiellement la comptabilité, d'inventer des informations, d'antidater des documents ou de valider une opération que vous savez inexacte uniquement pour contourner le problème. Si l'on vous demande expressément d'effectuer une écriture ou une opération que vous estimez irrégulière, demandez que cette instruction vous soit confirmée par écrit et sollicitez, si nécessaire, l'avis du professionnel chargé de la comptabilité.
Il est également utile de tenir un petit récapitulatif chronologique : date de la première alerte, réponse éventuelle du gérant, nouvelle relance, documents manquants, opérations bloquées et échéances concernées. Cela permettra de démontrer facilement que vous avez assuré un suivi sérieux.
Si malgré vos différentes alertes le gérant décide de ne rien faire, vous aurez accompli l'essentiel de ce qui relève de vos fonctions : identifier la difficulté, la signaler et expliquer ses conséquences. Vous n'avez pas à prendre personnellement en charge une formalité ou une décision qui appartient au dirigeant si vous n'avez ni le pouvoir ni l'autorisation pour le faire.
Enfin, si le gérant vous reprochait ultérieurement les conséquences comptables de cette situation, vos courriels et vos relances permettraient précisément de démontrer que le problème avait été identifié et porté à sa connaissance, mais que sa résolution nécessitait une décision ou une démarche qui ne dépendait pas de vous.
En résumé, vous n'avez pas réellement de recours permettant de forcer personnellement le gérant à effectuer cette inscription ou cette démarche. En revanche, vous devez vous protéger professionnellement : alertez-le par écrit, détaillez les opérations actuellement impossibles, mentionnez les échéances et risques concernés, relancez-le si nécessaire et conservez la preuve de chacune de vos démarches. Si le dirigeant choisit malgré ces avertissements de ne pas régulariser la situation, les conséquences de cette décision relèveront en principe de sa responsabilité de dirigeant, et non de la vôtre dès lors que vous avez correctement accompli votre rôle de salariée.
Votre bien dévoué,
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Xavier DAUSSE
Je vous remercie pour la réponse très complète, et je précise un élément supplémentaire qui m inquiète. Le Gérant a adhéré à la plage de l expert comptable qui fait la gestion de la SCI dans un nouveau bâtiment où nous allons nous installer, mais n adhéré pas à la plateforme de la SARL où je suis comptable alors que devient mon poste ?il ne dit rien. Comment dois je me protéger ? Et quels sont les obligations du Gérant à mon égard ? Merci de votre réponse. Cdt
